
Zaloguj się lub zarejestruj konto Włącz wersję mobilną

Przypominamy, że na stronie Fakturowo.pl dostępna jest nowa wersja serwisu Efaktury.org, serwis Efaktury.org będzie działał cały czas równolegle z serwisem Fakturowo.pl, więcej informacji na stronie Fakturowo.pl! W serwisie Fakturowo.pl dostępna jest integracja z systemem KSeF - system KSeF będzie wkrótce obowiązkowy dla wszystkich podatników. Zachęcamy do rejestracji konta - rejestracja konta w Fakturowo.pl jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje!

Czy przechowywanie kopii faktur VAT w formie elektronicznej (bez ich wydruku) jest zgodne z przepisami regulującymi podatek od towarów i usług?

Na podstawie art. 14 a § 1 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60 z późniejszymi zmianami) po rozpatrzeniu wniosku z dnia 06.03.2006 roku (data wpływu do tutejszego urzędu), żądającego udzielenia pisemnej interpretacji przepisów art. 106 ust. 8 pkt. 1 i art. 106 ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 z późniejszymi zmianami) w związku z § 21-23 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798) oraz § 1, § 3 ust 1, § 6 ust. 5, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U Nr 133, poz. 1119). Naczelnik Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy podane we wniosku jest nieprawidłowe.

Stanowisko Wnioskodawcy co do oceny stanu faktycznego:

Stosownie do § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798), faktury i faktury korygujące są wystawiane, co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Chociaż § 9 przedmiotowego rozporządzenia nie nakłada obowiązku zamieszczania na fakturach VAT wyrazu "ORGINAŁ", "KOPIA".

Przepis § 21 ust. 2 w/w rozporządzenia, zawiera dodatkowy wymóg, co do treści wystawianych faktur. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA".

Ponadto, zgodnie z § 23 ust. 1 w/w rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty, o których mowa powyżej, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie Â § 23 ust. 2 ww. rozporządzenia.

Jak wynika z powołanych powyżej unormowań, prawo polskie nie zawiera wyraźnych ograniczeń w odniesieniu do przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej.

Natomiast regulacje VI Dyrektywy Rady z dnia 17 maja 1977 roku w sprawie harmonizacji przepisów Państw Członkowskich dotyczących podatków obrotowych Â wspólny system podatku od wartości dodanej (77/388/EEC), nakładają na państwa członkowskie obowiązek akceptacji faktur elektronicznych na równi z fakturami w formie papierowej, jeżeli spełniają one warunki, co do autentyczności pochodzenia i rzetelności zawartych w nich informacji a także zagwarantowania możliwości ich odczytania w trakcie całego okresu przechowywania. Informacje zawarte w fakturach nie mogą być zmieniane, muszą być czytelne przez cały okres przechowywania.

Zgodnie z art. 22 (3) (e) VI Dyrektywy Rady przesyłanie i przechowywanie faktur drogą elektroniczną oznacza przesyłanie lub udostępnienie odbiorcy oraz przechowywanie przy użyciu urządzeń elektronicznych służących do przetwarzania i przechowywania danych oraz przy zastosowaniu systemu przewodowego, transmisji radiowej, technologii optycznych lub innych środków elektromagnetycznych.

Stosowany przez Spółkę system finansowo-księgowy SAP/R3 gwarantuje zachowanie wymogów odnoszących się, co do treści, zasad przechowywania oraz udostępniania kopii faktur VAT w formie elektronicznej organom podatkowym, a w szczególności gwarantuje niezmienność zapisanych na nośnikach informatycznych danych oraz czytelność przez cały okres ich przechowywania. Zatem wystawianie i przechowywanie kopii faktur VAT dokumentujących dostawę towarów i świadczenie usług w formie elektronicznej jest zgodne z VI Dyrektywą i nie jest zabronione przez polskie prawo podatkowe.

Ponadto, z treści § 23 ww. rozporządzenia nie wynika, iż kopie faktur VAT nie mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Norma prawna tego przepisu będzie przez Spółkę przestrzegana, ponieważ nośnik z elektronicznie wystawionymi kopiami faktur VAT będzie przechowywany wraz z całą dokumentacją dotyczącą danego okresu rozliczeniowego.

Jeżeli zatem żaden przepis prawa podatkowego nie nakazuje sporządzania kopii faktur VAT w formie papierowej, to zdaniem Spółki dopuszczalna jest również forma elektroniczna.

Powyższe potwierdza także delegacja zawarta w art. 106 ust. 10 ustawy o podatku od towarów i usług, uprawniająca Ministra Finansów do określenia w drodze rozporządzenia sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Zdaniem Spółki, skoro kopie faktur wystawiane są wyłącznie na użytek podmiotu wystawiającego i nie są przesyłane kontrahentowi, gdyż otrzymuje on oryginały faktur VAT w formie papierowej, to mogą one być przechowywane elektronicznie bez ich wydruku.

Stanowisko Spółki jest zgodne z interpretacją przepisów prawa podatkowego wydaną w tym zakresie na podstawie art. 14a § 1 Ordynacji podatkowej przez Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu, sygnatura ZP/443-8/05 z dnia 01.04.2005 roku, w której organ pierwszej instancji stwierdził co następuje:

". Jednocześnie, zgodnie z art. 22 ust 3 pkt e VI Dyrektywy Rady z dnia 17 maja 1977 r. w sprawie harmonizacji przepisów Państw Członkowskich dotyczących podatków obrotowych wspólny system podatków od wartości dodanej: ujednolicona podstawa wymiaru podatku (77/388/EEC), do celów niniejszej Dyrektywy, Państwa Członkowskie będą akceptować jako faktury dokumenty lub informacje w formie papierowej lub elektronicznej, o ile spełniają one warunki określone w niniejszym ustępie.

Jak wynika z powołanych powyżej unormowań, prawo polskie nie zawiera wyraźnych ograniczeń w odniesieniu do wystawiania i przechowywania faktur w drodze elektronicznej.

Ponadto regulacje VI Dyrektywy Rady nakładają na państwa członkowskie obowiązek akceptacji faktur elektronicznych na równi z fakturami w formie papierowej, jeżeli spełniają one wskazane w tym przepisie warunki, co do autentyczności pochodzenia i rzetelności zawartych w nich informacji.

Jeżeli zatem, stosowany przez Podatnika system zarządzania gwarantuje zachowanie wymogów odnoszących się do treści, zasad przechowywania oraz udostępniania kopii faktur w formie elektronicznej organom podatkowym a w szczególności gwarantuje niezmienność zapisanych na nośnikach informatycznych danych i umożliwia natychmiastowe ich udostępnienie, to uznać należy, iż wystawianie i przechowywanie przez Niego kopii faktur dokumentujących sprzedaż krajową w drodze elektronicznej, nie jest zabronione przez polskie prawo podatkowe.

Interpretacja powyższa znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów.

Ocena prawna stanowiska Wnioskodawcy w przedstawionym stanie faktycznym i prawnym:

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 z późniejszymi zmianami) Podatnicy o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. Przepisy § 21 - 23 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95 poz. 798), regulują pewne techniczne aspekty związane z wystawianiem i przechowywaniem faktur. Zgodnie z § 21 w/w rozporządzenia, faktury i faktury korygujące wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz KOPIA.

Zgodnie z § 23 ust. 1 w/w rozporządzenia podatnicy mają obowiązek przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych a zatem w okresie 5 lat, licząc, od końca roku, w którym dokumenty te zostały wystawione. W myśl § 23 ust. 2 w/w rozporządzenia dokumenty o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe szukanie. A zatem nie wystarczy przechowywanie w formie elektronicznej faktury przekazanej kontrahentowi w formie papierowej. W/w przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać dokumenty - kopie faktur sprzedaży VAT wystawiane w formie papierowej w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży VAT i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późniejszymi zmianami) zakłada co prawda możliwość wystawiania i przesyłania faktur drogą elektroniczną, niemniej jednak zasady i warunki pozwalające na stosowanie takich rozwiązań zostały uregulowane w rozporządzeniu wydanym przez Ministra Finansów, który z przewidzianej delegacji skorzystał jednak dopiero poprzez wydanie rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U Nr 133, poz. 1119). Przepis § 1 w/w rozporządzenia określa:1. sposoby i warunki wystawiania faktur w formie elektronicznej, 2. zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesłanych drogą elektroniczną. Stosownie do § 3 ust. 1 w/w rozporządzenia faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

W § 6 ust. 5 w/w rozporządzenia określono jedynie, że faktury przesyłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres przechowywania. Podstawowym warunkiem, który spełnić musi podatnik VAT zamierzający wystawiać faktury w formie elektronicznej, jest uzyskanie akceptacji tej formy dokumentowania przez odbiorcę faktur. Akceptacja ta może nastąpić w formie pisemnej bądź elektronicznej. Brak akceptacji odbiorcy faktury uniemożliwia korzystanie przez podatnika VAT z tej formy dokumentowania transakcji. Podatnik VAT, który zamierza dokumentować wykonywane czynności za pomocą elektronicznych faktur, musi uzyskać akceptację od każdego z kontrahentów, wobec których zamierza tę formę dokumentacji stosować. Zgodnie z rozporządzeniem faktura może być wystawiana i przesyłana w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji. Możliwość wystawiania i wysyłania faktur w formie elektronicznej uwarunkowana jest również gwarancją bezpieczeństwa.

Po spełnieniu warunków wynikających z w/w rozporządzenia, Spółka może zrezygnować z drukowania i posiadania kopii faktur w formie papierowej.

Słowa kluczowe: faktura, faktura elektroniczna, kopia faktury, przechowywanie, wystawienie faktury

Data aktualizacji: 25/01/2013 15:00:01

CIT - w zakresie określenia momentu rozpoznania kosztu uzyskania przychodów z tytułu premi...

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Urząd Skarbowy Mikołów 43-190 ul. Hubera 4

Zasięg terytorialny miasta Łaziska Górne, Mikołów, Orzesze gminy Ornontowice, Wyry powiaty mikołowski województwo śląskie Konta bankowe CIT 84101012123068412221000000 VAT 34101012123068412222000000 PIT 81101012123068412223000000 budżetowe pozostałe...

Czy faktury korygujące wartość sprzedaży poprzez jej zmniejszenie, wystawione w grudniu 20...

Na podstawie art. 14a 1 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (jednolity tekst Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zmianami) s t w i e r d z a m, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 16.01.2006 r. który wpłynął do...

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur VAT dokumentujących obciążen...

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Czynności za, które otrzymano premię pieniężną, w związku z realizacją określonego poziomu...

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Polecamy ciekawe artykuły do przeczytania

Czy można odliczyć podatek naliczony z faktury VAT dokumentującej opłatę manipulacyjną?Urząd Skarbowy Gniezno 62-200 ul. Spichrzowa 4 Prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących nabycie paliwa do samochodu ciężarowego Terminu wystawiania faktur VAT Opodatkowanie premii pieniężnych, obowiązek ich dokumentowania fakturami VAT i prawo do odliczenia podatku naliczonego

Zamknij

Ta strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z polityką cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce, kliknij tutaj aby dowiedzieć się więcej.