Facebook Google+ Twitter Instagram Pinterest YouTube Skype Kontakt
Zaloguj się lub zarejestruj konto
Włącz wersję mobilną
Wystaw fakturęFakturyKlienciProduktyKontoAktualnościOpiniePomocKontakt

Dot. możliwości przechowywania kopii faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm. ) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 10.05.2010 r. (data wpływu 17.05.2010 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 17.05.2010 r. do tut. Organu wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą wystawia i drukuje faktury VAT dokumentujące sprzedaż krajową i zagraniczną w ilości od kilku do kilkunastu tysięcy miesięcznie i taką samą ilość kopii faktur. W związku z tym powstaje problem gromadzenia i przechowywania tak dużej ilości dokumentów.

Faktury wystawiane są w systemie SAP oraz częściowo w programie Excel z możliwością zapisu w PDF. Spółka rozważa możliwość przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej z użyciem oprogramowania gwarantującego, że elektroniczny zapis kopii faktury nie może być zmieniony.

Dokumenty przechowywane byłyby w sposób gwarantujący możliwość łatwego ich odszukania i wydrukowania.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w świetle art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą) w związku z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, powyższy sposób przechowywania kopi faktur jest prawidłowy.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy podatnicy, o których mowa w art. 15 ustawy, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem nie mającym zastosowania w niniejszej sprawie. Ponadto, zgodnie z art. 106 ust. 8 ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia, określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania. Z powyższego upoważnienia skorzystał Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (zwanym dalej rozporządzeniem). Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia dokumenty, o których mowa wyżej przechowuje się w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Ani w ustawie ani w rozporządzeniu do niej nie sprecyzowano, czy kopia faktury musi być wydrukowana i przechowywana w formie papierowej. W związku z tym Spółka stoi na stanowisku, że kopie faktur mogą być przechowywane również w formie elektronicznej i z możliwością wydruku. Pozwoli to Spółce na uzyskanie korzyści ekonomicznych w postaci zmniejszenia kosztów archiwizacji dokumentów oraz korzyści dla środowiska poprzez zmniejszenie ilości zużywanego papieru. Jednocześnie taka metoda archiwizacji pozwalałaby na szybszy dostęp do kopii faktur niż w przypadku archiwizacji papierowej, czyli możliwość weryfikacji rozliczeń Spółki zostałaby również zoptymalizowana.

Stanowisko spółki podzielił Naczelny Sąd Administracyjnego w wyroku z dnia 3 listopada 2009 roku (I FSK 1169/08).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur. Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 listopada 2008 r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.). Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA".

Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA". Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów) w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na szczególną uwagę zasługuje ust. 2 ww. przepisu, w którym wskazano, że dokumenty o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, iż Wnioskodawca miesięcznie wystawia dużą ilość faktur sprzedaży. Przechowywanie kopii faktur sprzedaży w wersji papierowej powoduje znaczny wzrost dodatkowych kosztów spółki. Wnioskodawca rozważa możliwość przechowywania kopii faktur w wersji elektronicznej, zapewniającej brak możliwości modyfikacji danych zawartych na fakturze , jednocześnie z możliwością ich wydruku.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci. Powołane wyżej przepisy prawa podatkowego nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Ponadto wskazać należy, iż nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane w formie elektronicznej.

Możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) - nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Powołany przez Skarżącą wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 03 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08 nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tego orzeczenia jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy zwrócić uwagę, iż organ podatkowy jest zobowiązany traktować indywidualnie każdą sprawę, natomiast rozstrzygnięcia sądów podejmowane są w oparciu o zebrany w danej sprawie materiał dowodowy. Ponadto wskazać należy, iż z wyroku tego nie należy wyciągać wniosku o ukształtowaniu się określonej linii orzeczniczej. Kształtowanie się orzecznictwa jest procesem rozłożonym w czasie i co do zasady wymaga większej liczby wyroków poszczególnych składów orzekających. Wskazany wyrok dotyczy stanu prawnego obowiązującego do dnia 1 grudnia 2008 r. a ponadto, stanowi jedno z nielicznych orzeczeń sądowych jakie zapadły w analizowanej sprawie.

Na uwagę zasługuje również fakt, iż Sąd I instancji orzekł iż przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie wystawiania i przechowywania faktur wprowadzające obowiązek przechowywania kopii faktur w oryginalnej (papierowej) postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie nie są sprzeczne z normami wspólnotowymi. Dopiero Naczelny Sąd Administracyjny zakwestionował niezgodność zapisu § 23 ust. 2 rozporządzenia z art. 247 ust. 2 Dyrektywy. W związku z powyższym nie można powiedzieć, iż w przedmiotowej sprawie ukształtowana jest jednolita linia orzecznicza.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.
Słowa kluczowe: faktura elektroniczna, kopia faktury, przechowywanie dokumentów
Data aktualizacji: 25/01/2011 20:56:16

Czy opisane we wniosku o interpretacje usługi należy traktować jako import usług?

Na podstawie art. 14 a 1 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (tekst jednolity z 2005 r. Dz. U. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) po rozpatrzeniu wniosku z dnia 4 listopada 2005 r. (data wpływu: 7 listopada 2005 r.) uzupełnionego...

Czy w niniejszej sytuacji przysługuje mi prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o poda...

Na podstawie art. 14a 1 i 4, art. 217 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (j.t. Dz. U. z 2005r. Nr 8 poz. 60n ze zm.) art. 86 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11.03.2004r. (Dz. U. nr 54, poz. 535, z zm.) Naczelnik...

Czy można odliczyć podatek naliczony z faktury za naprawę samochodu

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Podatnik pyta o sposób ustalenia proporcji umozliwiajacej częściowe odliczanie podatku nal...

Na podstawie art. 216 i art. 14a 1 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60) po rozpatrzeniu pisemnego wniosku z dnia 25.04.2005 r. (data wpływu do tut. Urzędu 28.04.2005 r.) o...

Wyodrębnienie w poszczególnych fakturach VAT poszczególnych elementów (etapów) realizacji...

POSTANOWIENIE Naczelnik Pomorskiego Urzędu Skarbowego w Gdańsku na podstawie art. 14a 1 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) po rozpatrzeniu wniosku Podatnika, data wpływu do tut...
Polecamy ciekawe artykuły do przeczytania
Czy płatnik powinien skorygować informację PIT-8B dla adwokata za 2004r. jeżeli podatnik złoży obecnie faktury VAT za 2004 r.?Czy podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT czynności biegłego sądowego?Jak należy rozliczać należny podatek od towarów i usług od refaktur za usługi ochrony?Zapytanie podatnika dotyczy wyceny faktur dokumentujących import towarówSpółka zwróciła się z zapytaniem o ocenę prawidłowości przyjętego rozwiązania przedstawionego w przedmiotowym wniosku
 Zamknij Ta strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z polityką cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce, kliknij tutaj aby dowiedzieć się więcej.