Facebook Google+ Twitter Instagram Pinterest YouTube Skype Kontakt
Zaloguj się lub zarejestruj konto
Włącz wersję mobilną
Wystaw fakturęFakturyKlienciProduktyKontoAktualnościOpiniePomocKontakt

Możliwość przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o., przedstawione we wniosku z dnia 28 czerwca 2010 r. (data wpływu 2 lipca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 2 lipca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Firma dokonując sprzedaży wystawia wiele faktur dokumentujących tę transakcję, które w oryginale wysyłane są w wersji papierowej do kontrahenta, papierowa kopia archiwizowana jest w siedzibie firmy. Równolegle system księgowy tworzy kopię faktury w wersji elektronicznej w postaci pliku PDF. Na podstawie tworzonych plików, które są trwale przechowywane, możliwe jest każdorazowe wydrukowanie dokumentu, o ile zaistnieje taka potrzeba.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w kontekście przepisów o podatku od towarów i usług istniej możliwość zrezygnowania z archiwizacji papierowej kopii faktury sprzedaży, które to przechowywane byłyby w siedzibie firmy tylko w pliku PDF z możliwością natychmiastowego wydruku w razie potrzeby... Takie działanie usprawiedliwiałoby funkcjonowanie przedsiębiorstwa oraz ograniczyło koszty biurowe.

Zdaniem Wnioskodawcy, zachowanie faktur sprzedaży w siedzibie firmy tylko w postaci plików PDF jest zgodne z przepisami prawa, o ile będą one zapisywane na nośnikach cyfrowych w sposób trwały, umożliwiający każdorazowy wydruk potrzebnych dokumentów. Takie warunki zobowiązuje się spełnić Sp. z o.o.

Powyższe stanowisko zajął również Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku: I FSK 1169/08 - Wyrok NSA z dnia 3 listopada 2009 r.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia: określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami FAKTURA VAT.

Elementy, jakie co najmniej powinna zawierać faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży, zostały określone w § 5 ust. 1 rozporządzenia i są to: imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy; numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11; numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT;dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury; nazwa (rodzaj) towaru lub usługi; miara i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług; cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto); wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); stawki podatku; suma wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu; kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; kwota należności ogółem wraz z należnym podatkiem. W myśl § 9 ust. 1 rozporządzenia, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz KOPIA (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej (papierowej) w liczbie co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz KOPIA.

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

W myśl art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zatem, powyższe przepisy nie przewidują możliwości przechowywania m.in. kopii faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej, w innej postaci niż zostały wystawione, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przepisy te nakładają natomiast na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca dokonując sprzedaży wystawia wiele faktur dokumentujących tę transakcję, które w oryginale wysyłane są w wersji papierowej do kontrahenta, papierowa kopia archiwizowana jest w siedzibie firmy. Równolegle system księgowy tworzy kopię faktury w wersji elektronicznej w postaci pliku PDF. Na podstawie tworzonych plików, które są trwale przechowywane, możliwe jest każdorazowe wydrukowanie dokumentu, o ile zaistnieje taka potrzeba.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca, tak jak czyni dotychczas, zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Ponadto wskazać należy, iż nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane w formie elektronicznej.

Za stanowiskiem organu przemawia również fakt, iż w polskim systemie prawa w omawianym zakresie normodawca, działając w ramach określonych Dyrektywą 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 str. 1 ze zm.) uregulował odrębnie możliwość wystawiana faktur w formie elektronicznej lub papierowej nie wskazując trzeciej mieszanej jako możliwej do stosowania.

Możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci).

Wobec powyższego, przedsiębiorca dążący do zmniejszenia kosztów związanych z fakturowaniem znacznej ilości transakcji może sygnować wystawiane dokumenty w formie elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym i po uprzedniej akceptacji uzyskanej od odbiorcy takiego dokumentu przesłać ją za pomocą poczty e-mail, przekazać na płycie CD lub innym nośniku danych elektronicznych. Taki system przekazywania dokumentów gwarantujący autentyczność i integralność nie tylko zmniejszy koszty wystawiania faktur po stronie wystawcy lecz również zmniejszy koszty u kontrahentów, a ponadto będzie zgodny z przepisami regulującymi materię wystawiania faktur.

Podkreślenia wymaga również, iż stosowanie podpisu elektronicznego przy wystawianiu faktur w formie elektronicznej nie stoi na przeszkodzie do wydrukowania tej faktury na papierze i do przekazania jej kontrahentowi, należy mieć jednak na uwadze, iż w tym przypadku właściwą fakturą do celów kontroli i nabycia prawa do obniżenia podatku należnego będzie faktura elektroniczna sygnowana podpisem elektronicznym.

W związku z powyższym, skoro ustawodawca uwzględnił możliwość wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej, a także uregulował tę kwestię odrębnymi przepisami, które nie mają zastosowania w niniejszej sprawie, stwierdzić należy, iż nie jest możliwe wystawienie oraz przechowywanie faktur VAT w formie elektronicznej w sposób inny niż przewidziany przez ustawodawcę w rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Stwierdzić zatem należy, iż nie ma możliwości wystawiania oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania kopii faktury w formie elektronicznej, gdyż dla formy papierowej oraz elektronicznej przewidziano odrębne uregulowania prawne. Normy regulujące wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej, jak i papierowej określono z uwzględnieniem specyfiki medium, za pośrednictwem którego faktury są w obrocie. Wskazać należy, iż w obu unormowaniach nie przewidziano możliwości stosowania formy mieszanej, a zaproponowany we wniosku sposób wystawiania oraz przechowywania faktur nie wypełnia warunków obiegu dokumentów dla jednego, bądź drugiego sposobu fakturowania.

Wobec powyższego, nie będzie możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur w formie papierowej wyłącznie w systemie komputerowym z możliwością ich wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie. Z uwagi na powyższe, Wnioskodawca zobowiązany jest nadal do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci. Tym samym Wnioskodawca nie ma możliwości rezygnacji z archiwizacji papierowych kopii faktur sprzedaży.

Jednocześnie należy wskazać, iż powołane w treści wniosku orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r. sygn., akt I FSK 1169/08, nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tego orzeczenia, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy stwierdzić, iż zdaniem organu podatkowego teza badanego rozstrzygnięcia nie ma zastosowania w przedmiotowym postępowaniu. Przy zaistniałym podobieństwie stanu faktycznego oraz rozważań prawnych organ podatkowy uważa, iż w badanej sprawie należy jednak uznać stanowisko Wnioskodawcy za nieprawidłowe.

Ponadto informuje się, że w niniejszej interpretacji załatwiono wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej.

Natomiast kwestia dotycząca zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej została rozstrzygnięta w interpretacji indywidualnej z dnia 16 września 2010 r. nr ILPB4/423-68/10-2/MC.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.
Słowa kluczowe: faktura vat, kopia faktury, podatek od towarów i usług
Data aktualizacji: 24/12/2012 18:46:54

Podatnik pyta czy prawidłowo wykazał wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów w deklaracji VAT...

Na podstawie art.14a 4 w związku z art. 14a 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w związku z wnioskiem Spółki z dnia...

Moment powstania obowiązku podatkowego w przypadku zakupu urządzenia wraz z montażem od fi...

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 2 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Odloczenie podatku naliczonego z tytułu usług pogwarancyjnych celu ich dalzego refakturowa...

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Czy kosztem podatkowym będzie wydatek wynikający z wystawionej przez kontrahenta faktury w...

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 2 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Czy na fakturach można podawać obok imion i nazwisk wspólników tylko jeden z tych członów

P O S T A N O W I E N I E Na podstawie art. 14a 1 i 4, art. 217 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (j.t. Dz. U. z 2005r. Nr 8 poz. 60 ze zm.) 9 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005r. w sprawie zwrotu podatku...
Polecamy ciekawe artykuły do przeczytania
Zasady wystawiania i przechowywania faktur VATCzy Spółka prawidłowo wykonuje refakturowanie na klienta z Niemiec przy wykonaniu usługi pomocy assistance na terytorium PolskiJaka powinna być stawka VAT dla usług poradni psychologiczno-terapeutycznej udzielanych przez internet?Czy prawidłowe jest przyjmowanie terminu powstania obowiązku podatkowego tak jak przy usługach budowlanych?Miejsce świadczenia przy dostawie towarów i mozliwość zastosowania preferencyjnej 0% stawki podatku
 Zamknij Ta strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z polityką cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce, kliknij tutaj aby dowiedzieć się więcej.