
Zaloguj się lub zarejestruj konto Włącz wersję mobilną

Przypominamy, że na stronie Fakturowo.pl dostępna jest nowa wersja serwisu Efaktury.org, serwis Efaktury.org będzie działał cały czas równolegle z serwisem Fakturowo.pl, więcej informacji na stronie Fakturowo.pl! W serwisie Fakturowo.pl dostępna jest integracja z systemem KSeF - system KSeF będzie wkrótce obowiązkowy dla wszystkich podatników. Zachęcamy do rejestracji konta - rejestracja konta w Fakturowo.pl jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje!

Przesyłanie faktur emailem

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 28.07.2010r. (data wpływu 09.08.2010r.), uzupełnione pismem z dnia 26.08.2010r. (data wpływu 31.08.2010r.), nadesłanym w odpowiedzi na wezwanie z dnia 13.08.2010r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przesyłania faktur e-mailem - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 09.08.2010r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przesyłania faktur e-mailem.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej firma C. (dalej C.) dokonuje szeregu transakcji, które są dokumentowane fakturami VAT. W związku z powyższym, zgodnie z przepisem art. 106 U. o VAT C. obowiązana jest do wystawiania znacznej ilości faktur.

W celu usprawnienia działań służb księgowych, w spółce funkcjonuje system informatyczny, który pozwala na przesyłanie faktur w formacie PDF, jako załącznik do e - maila. Dotychczasowa praktyka postępowania z fakturami w C. polega na wysyłaniu do klientów pocztą elektroniczną jedynie kopii faktury, natomiast oryginał trafia do odbiorcy za pośrednictwem tradycyjnej poczty. Takie ukształtowanie modelu dostarczania faktur jest jednak wysoce nieefektywne, kosztowne i czasochłonne. Często ma miejsce zagubienie faktur przez pocztę, czego wynikiem jest wzrost kosztów, poprzez konieczność wystawiania duplikatów oraz trudności ze ściągalnością wierzytelności.

Obecnie C. rozważa możliwość wysyłania oryginałów faktur sprzedaży drogą elektroniczną jako załącznik do e - maila. Oryginały faktur byłyby zatem wysyłane do kontrahentów drogą elektroniczną, a następnie kontrahenci będą je drukować i przechowywać w formie papierowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:Czy wysyłanie przez C. oryginałów faktur sprzedaży do klientów drogą elektroniczną bez gwarantowania ich autentyczności bezpiecznym podpisem elektronicznym lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), a następnie ich drukowanie i przechowywanie przez kontrahentów w formie papierowej jest zgodne z przepisami U. o VAT i aktami wykonawczymi do U. o VAT...Czy do oryginałów faktur przesyłanych drogą elektroniczną i przechowywanych w zmaterializowanej formie papierowej mają zastosowanie szczególne uregulowania znajdujące się w § 3- § 6 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych... Zdaniem wnioskodawcy:

Zdaniem C. wysyłanie oryginałów faktur sprzedaży do klientów drogą elektroniczną bez gwarantowania ich autentyczności bezpiecznym podpisem elektronicznym lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), a następnie ich drukowanie i przechowywanie przez kontrahentów w formie papierowej jest zgodne z U. o VAT oraz aktami wykonawczymi wydanymi w oparciu o U. o VAT.

W ocenie C. do faktur przesyłanych do kontrahentów drogą elektroniczną, które są następnie przez nich drukowane, a nie są zabezpieczone podpisem elektronicznym ani systemem wymiany danych elektronicznych (EDI), nie będą miały zastosowania postanowienia Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Ustawodawca w Rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych, jak i w innych aktach prawnych dotyczących fakturowania, wyróżnia trzy typy czynności mających za przedmiot faktury, a więc ich wystawianie, przesyłanie i przechowywanie.

W ocenie C. w art. 106 ust. 1 U. o VAT nie została wskazana konieczność wystawienia przez podatników VAT, faktur w formie papierowej. W przepisie tym prawodawca w ogóle nie wypowiada się o formie faktury. Brzmienie ustawy, operując zwrotem wystawia nie powoduje ograniczenia stosowanych form jedynie do faktur papierowych. Tak również słusznie skonstatował Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 20 maja 2010 r. (sygn. akt I FSK 1444/09).

NSA w dalszej części uzasadnienia do wspomnianego wyroku przeprowadza analizę leksykalną pojęcia wystawienia faktury, również w odniesieniu do pojęć użytych w pozostałych przepisach U. o VAT (np. art. 106 ust. 1 oraz art. 106 ust. 10). W wyniku tej operacji myślowej NSA stwierdza, iż wystawienie ogranicza się jedynie do sporządzenia faktury, nie dotyczy natomiast jej przekazania (wręczenia odbiorcy, przesłania). Na potwierdzenie tego rozumowania należy przywołać treść art. 106 ust. 10, w którym prawodawca upoważnia ministra właściwego do spraw finansów publicznych do określenia w drodze rozporządzenia sposobów i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Korzystając z wnioskowania argumentum a major ad minus, jeśli dla wystawienia faktury ustawa nie zastrzega formy papierowego dokumentu, to tym bardziej samo przesłanie faktury nie powinno być obwarowane koniecznością posługiwania się zmaterializowaną formą pisemną.

Za dopuszczalnością przesyłania faktury drogą elektroniczną i przechowywaniem jej na nośniku papierowym przemawia również wyrok NSA z dnia 3 listopada 2009 r. (sygn. akt I FSK 1169/06), w którym Sąd uznaje, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur (...).

W związku z powyższym należy odróżnić dwie sytuacje faktyczne które mogą wystąpić w obrocie gospodarczym. Pierwsza, kiedy podatnik VAT dokonujący czynności opodatkowanych zarówno sporządza, jak i przesyła nabywcy faktury w formie elektronicznej, które następnie są przechowywane przez obie strony w tej samej formie. Natomiast w drugiej, podatnik sporządza i przesyła faktury w formie niepapierowej, ale są one przy tym drukowane i przechowywane w formie zmaterializowanej, a nie elektronicznej.

Po analizie Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, należy stwierdzić, iż prawodawca wprost uregulował w tym akcie prawnym jedynie pierwszą ze wskazanych sytuacji. Dowodzi tego m. in. treść § 6 ust. 5 Rozporządzenia: Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Zdecydowanie należy zatem uznać, że wskazane Rozporządzenie expressis verbis nie odnosi się do faktur, które są sporządzane i przekazywane w formie elektronicznej, a następnie drukowane i przechowywane w formie papierowej. Do identycznych wniosków doszedł NSA w wyroku z dnia 20 maja 2010 r.

W następnych fragmentach uzasadnienia ww. wyroku Sąd posługuje się wnioskowaniem a contrario: Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego wprawdzie należy przyjąć, że ustawodawca wprost uregulował - jako wymagające pod tym względem wyraźnej prawnej interwencji - jedynie sytuacje, w których zarówno sporządzanie, jak i przesyłanie oraz przechowywanie faktur będzie następowało w formie elektronicznej, jednakże odnośnie drugiego typu sytuacji można (...) uznać a contrario, że również one zostały uregulowane, tyle że w odmienny sposób. O ile bowiem w przypadku faktur wystawianych, przekazywanych i przechowywanych w formie elektronicznej prawodawca wprost wysłowił wymóg zaopatrzenia tych faktur w bezpieczny podpis elektroniczny lub zabezpieczenia ich poprzez wymianę danych elektronicznych (EDl), o tyle w drugiego typu sytuacjach ustawodawca nie wymaga żadnej z tych dwóch metod uwierzytelniania autentyczności pochodzenia faktur i integralności ich treści.

Podsumowując swoje rozważania Sąd stwierdza: (...) prawodawca krajowy uregulował kwestię wystawiania i przekazywania faktur w formie elektronicznej, bez konieczności ich przechowywania w tej samej formie, tyle że nie uczynił tego wprost, (...) skoro w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie elektronicznej wprowadzono wymóg ich kwalifikowanego uwierzytelnienia, to - a contrario - w przypadku faktur elektronicznych nieprzechowywanych w tej formie, wymóg taki nie istnieje, w przeciwnym razie byłby bowiem wprost wyrażony.

Wszystkie krajowe uregulowania prawne należy oceniać uwzględniając prymat prawa europejskiego. Materia będąca przedmiotem niniejszego wniosku jest normowana w dyrektywie Rady Unii Europejskiej nr 2006/112/WE (Dz. Urz. UE z dnia 11 grudnia 2006 r., nr L 347, dalej zwana: Dyrektywa).

Zgodnie z art. 232 Dyrektywy, faktury mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą być przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną. W art. 233 ust. 1 Dyrektywy, prawodawca europejski stwierdza, iż państwa członkowskie akceptują faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną pod warunkiem że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści zagwarantowano przy użyciu zaawansowanego podpisu elektronicznego lub za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI). Jednocześnie zgodnie z tym przepisem, faktury mogą być również przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod, z zastrzeżeniem ich akceptacji przez zainteresowane państwo lub państwa członkowskie.

Istotny dla oceny stanu faktycznego jest również art. 234 Dyrektywy, zgodnie z którym państwa członkowskie nie mogą nakładać na podatników dostarczających towary lub świadczących usługi na ich terytorium żadnych innych obowiązków ani formalności związanych z przesyłaniem lub udostępnianiem faktur drogą elektroniczną.

Z powyższych przepisów wynika, że Państwa członkowskie mogą dopuścić - jako inną metodę - przesyłanie i udostępnianie faktur w formie elektronicznej bez wykorzystania żadnej z dwóch metod wskazanych w art. 233 ust. 1 Dyrektywy. Po drugie, Państwa członkowskie nie mogą ograniczać możliwości sporządzania i przesyłania faktur w formie elektronicznej wyłącznie do sytuacji, w których również przechowywanie tych faktur będzie następowało w formie elektronicznej. Identyczne konkluzje zawarł NSA w swym wyroku z dnia 20 maja 2010r.

We wspomnianym orzeczeniu, NSA w sposób prawidłowy zastosował wykładnię prowspólnotową. W wyniku jej wykorzystania Sąd doszedł do wniosków, które przemawiają za prawidłowością stanowiska C.. Zgodnie z opinią Sądu, podatnicy powinni mieć w prawodawstwie krajowym zagwarantowaną możliwość sporządzania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania ich w tej samej formie. W dalszej części uzasadnienia NSA uznał, że dla przesyłania faktur drogą elektroniczną a następnie ich drukowania i przechowywania w formie papierowej, ustawodawca nie wymaga ani podpisu elektronicznego ani systemu elektronicznej wymiany danych (EDI) celem uwierzytelniania autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści.

Przy interpretacji postanowień Dyrektywy należy uwzględnić również prace, które obecnie toczą się nad jej treścią. Komisja Europejska dnia 28 stycznia 2009 r. przedstawiła wniosek dotyczący dyrektywy Rady zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (COM (2009) 21 wersja ostateczna 2009/0009 (CNS). W projekcie tego aktu prawnego czytamy: Wprowadzając zasadę równego tratowania faktur, bez względu na to, czy wysłano je drogą elektroniczną czy w wersji papierowej, niniejszy wniosek ma na celu usunięcie przeszkód prawnych w fakturowaniu elektronicznym wynikających z dyrektywy o podatku VAT. Usuwa się więc odniesienia do tego, że ważność faktury elektronicznej powinna być potwierdzona zaawansowanym podpisem elektronicznym lub EDI.

O zaawansowaniu prac nad zmianami świadczy również fakt, iż w dniu 16 grudnia 2009 r. opublikowano opinię Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego w sprawie wniosku dotyczącego dyrektywy Rady zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania COM (2009)21 wersja ostateczna - 2009/0009 (CNS). Opinia jest pozytywna i również wskazuje konieczność minimalizowania obciążeń istniejących po stronie przedsiębiorców, a związanych z fakturowaniem. Komitet stwierdza: Propozycje dotyczące fakturowania są szczegółowe, mają wysoce techniczny charakter i zmierzają do osiągnięcia wyżej wymienionych celów. Warto wspomnieć zwłaszcza wyraźne uznanie równego traktowania faktur wysłanych drogą elektroniczną i w wersji papierowej. E zgadza się z zaproponowanymi środkami, które wydają się racjonalne i zgodne z zasadami prawidłowego zarządzania.

Wskazane wyżej dokumenty, chociaż nie są jeszcze obowiązującym prawem, to potwierdzają prawidłowość obecnie funkcjonujących w państwach członkowskich rozwiązań prawnych, które pozwalają na wysyłanie faktur w formie elektronicznej bez posłużenia się przy tym podpisem elektronicznym lub systemem EDI. Świadczą także o przekonaniu prawodawcy europejskiego, iż wszelkie ograniczenia w tym zakresie powinny zostać wyeliminowane jako zakłócające obrót gospodarczy.

Taka interpretacja Dyrektywy, która nie dopuszczałaby korzystania z faktur VAT drukowanych po otrzymaniu drogą elektroniczną jeśli nie są one zabezpieczone podpisem elektronicznym albo systemem EDI, niweczyłaby naczelną zasadę prawa europejskiego, jaką jest zasada proporcjonalności, wyrażona w art. 5 ust. 3 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, a następnie doprecyzowana przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wielu wyrokach (np. wyrok w sprawie C-446/03 MarksSpencer czy też wyrok w sprawie C-361/96 Sociale Generale). Z zasady tej wynika, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Obowiązek przesyłania faktur w formie papierowej oraz zabezpieczania ich drogimi instrumentami, w sytuacji gdy i tak są następnie drukowane jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza wspomnianą zasadę. Dzieje się tak gdyż, inne metody przesyłania i przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy. Takie rozumowanie jest szczególnie uzasadnione, biorąc pod uwagę wchodzące niebawem w życie zmiany liberalizujące prawodawstwo europejskie.

Ponadto rozumienie przepisów w sposób odmienny niż stanowisko C. osłabia konkurencyjność polskiej gospodarki. Przedsiębiorstwa polskie ponoszą zdecydowanie większe koszty związane z pocztowym obrotem fakturami, niż firmy z krajów, które w sposób właściwy - a więc nierestrykcyjny stosują postanowienia Dyrektywy (w Estonii i Danii 25% wszystkich wystawianych faktur stanowią faktury elektroniczne). Była to jedna z przyczyn, dla których Wicepremier, minister gospodarki w liście skierowanym dnia 20 lipca 2010 r. do Ministra Finansów, opowiada się za jednoznacznym dopuszczeniem do obrotu gospodarczego faktur VAT, drukowanych po otrzymaniu drogą elektroniczną nie będących e - fakturą z podpisem elektronicznym.

W świetle obowiązującego stanu prawnego oraz na podstawie zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku należy uznać stanowisko Wnioskodawcy za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6. Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur, tzw.: papierową i elektroniczną.

Szczegółowe zasady wystawiania faktur określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.). Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej jak i elektronicznej, przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków, o których mowa będzie w dalszej części. Przepisy § 19 - 21 powyższego rozporządzenia regulują techniczne aspekty związane z wystawianiem i przechowywaniem faktur.

Zgodnie z § 19 ust. 1 w/w rozporządzenia, faktury i faktury korygujące wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury - wyraz KOPIA (§ 19 ust. 2). Gdy oryginał zaginie lub ulegnie zniszczeniu, na wniosek nabywcy sprzedawca może wystawić duplikat faktury (§ 20 w/w rozporządzenia).

Zgodnie zaś z § 21 ust. 1 w/w rozporządzenia, podatnicy VAT mają obowiązek przechowywać oryginały i kopie faktur, faktur korygujących i duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia, oryginały faktur oraz faktur korygujących jak również duplikaty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie

Analiza powołanych powyżej przepisów § 19 i 21 rozporządzenia Ministra Finansów nakazuje stwierdzić, iż jedyną dopuszczalną formą dokumentowania transakcji kupna - sprzedaży, poza formą elektroniczną, która będzie przedmiotem późniejszej analizy, jest wystawianie faktur VAT w formie papierowej. Użyte przez ustawodawcę sformułowania: wystawiane są w co najmniej dwóch egzemplarzach" (§ 19 ust. 1 rozporządzenia), czy dokumenty (...) przechowuje się w oryginalnej postaci" (§ 21 ust. 2 rozporządzenia) niewątpliwie odnoszą się bowiem do dokumentów w formie zmaterializowanej - papierowej.

Należy zauważyć, iż rozważania Wnioskodawcy na temat znaczenia wyrazu wystawić dokonane są w sposób zawężający, gdyż bez uwzględniania całokształtu przepisów obowiązujących w tym zakresie. Sposób wystawienia faktury determinowany jest zaś ogółem regulacji, w których poza wyrazem wystawić znajdują się inne sformułowania wskazujące na formę papierową faktury. Przesyłanie faktur poprzez pocztę elektroniczną, choć można uznać za formę wystawienia faktury, to nie można tego jednak uznać za wystawienie faktury w formie papierowej.

Udostępniając fakturę poprzez pocztę elektroniczną Zainteresowany niewątpliwie dokonuje elektronicznego przekazu treści tego dokumentu zapisanej w języku informatycznym.

W związku z tym faktury takie muszą spełniać wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), ponieważ zgodnie z § 1 pkt 1, rozporządzenie to określa m.in. sposoby i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Z uwagi na specyfikę tego rodzaju faktur ustawodawca nakazał w przypadku ich wystawiania dochowanie szeregu wymogów, nie przewidzianych regulacjami dotyczącymi faktur papierowych.

Zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Zatem w świetle obowiązujących przepisów dopuszczalne jest doręczenie faktury kontrahentowi z wykorzystaniem drogi elektronicznej, jednak z zachowaniem wymogów określonych w rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Jeden z tych warunków określony jest w § 4 tego rozporządzenia i zgodnie z nim faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18.09.2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lubpoprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. W myśl zaś § 6 ust. 1 w/w rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Jak wynika z powyżej powołanych przepisów ustawodawca postanowił, że wystawiane, przesyłane i odbierane oraz przechowywane w formie elektronicznej faktury muszą posiadać co najmniej gwarancję niekwestionowanej autentyczności pochodzenia tych dokumentów od podmiotu, który ten dokument wystawił oraz gwarancję integralności (nienaruszalności) zawartości ich treści. Z powyższego wynika przewidziany w § 4 pkt 1 omawianego rozporządzenia obowiązek opatrywania wystawionych faktur bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą specjalnego certyfikatu.

Jak bowiem wskazano powyżej, w przedmiotowej sprawie nie mamy do czynienia z papierowym przekazem faktury, tylko z przekazem elektronicznym, zatem należy spełnić wszelkie wymogi dla takiego przekazu określone cytowanym rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r.

Na gruncie regulacji obu rozporządzeń, o których mowa powyżej, można więc przyjąć, że pierwsze z omówionych rozporządzeń ma zastosowanie zarówno do faktur wystawianych w formie papierowej, jak i elektronicznej. Natomiast drugi akt wykonawczy ma zastosowanie jedynie do faktur wystawianych w formie elektronicznej, zawierając w swych regulacjach szereg specyficznych dla tej formy faktury wymogów.

Z opisu przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Spółka rozważa możliwość wysłania oryginałów faktur drogą elektroniczną jako załącznik do e-maila, w formacie PDF. Oryginały faktur byłyby zatem wysyłane do kontrahentów drogą elektroniczną, a następnie kontrahenci spółki będą je drukować i przechowywać w formie papierowej. Ewentualne wprowadzenie takiej formy przekazywania faktur wynika z faktu, że tradycyjne przesyłanie faktur pocztą jest zdaniem Spółki wysoce nieefektowne, kosztowne i czasochłonne.

Z przywołanych wcześniej przepisów wynika, iż ustawodawca w sposób jednoznaczny stwierdził kiedy faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie innej niż papierowa. Ustawodawca w żadnym przepisie wyżej cytowanego rozporządzenia jak też w żadnym innym akcie prawnym nie dopuścił możliwości przesyłania faktur w formacie PDF.

Potwierdzenie powyższych zasad znajdujemy również w regulacjach zawartych w Dyrektywie 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, zwaną dalej dyrektywą. Zgodnie z art. 218 dyrektywy do celów niniejszej dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale. W myśl art. 232 dyrektywy faktury wystawione zgodnie z ww. przepisem mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną.

Stosownie do art. 233 ust. 1 państwa członkowskie akceptują faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną, pod warunkiem że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści zagwarantowano przy użyciu jednej z następujących metod:za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 2 pkt 2) dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych;za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 zalecenia Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych. Powołane wyżej przepisy Dyrektywy zostały zmienione Dyrektywą Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.U.UE L z dnia 22 lipca 2010 r.).

I tak, w myśl nowego brzmienia art. 232 Dyrektywy, stosowanie faktury elektronicznej podlega akceptacji odbiorcy.

Zgodnie, zaś z art. 233 Dyrektywy Rady 2010/45/UE:Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy niniejszej dyrektywy.Poza wykorzystaniem rodzajów kontroli biznesowej opisanych w ust. 1 poniżej przedstawiono przykłady technologii zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej:zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 2 pkt 2 dyrektywy 1999/93/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych, na podstawie certyfikatu kwalifikowanego i utworzony za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisów, w rozumieniu art. 2 pkt 6 i 10 dyrektywy 1999/93/WE;elektroniczna wymiana danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 załącznika 1 do zalecenia Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994 r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.Jednakże, zgodnie z art. 2 ust. 1 cytowanej Dyrektywy, państwa członkowskie przyjmują i publikują, nie później niż do dnia 31 grudnia 2012 r., przepisy ustawowe, wykonawcze i administracyjne niezbędne do wykonania niniejszej dyrektywy. Państwa członkowskie niezwłocznie przekazują Komisji tekst tych przepisów. Państwa członkowskie stosują te przepisy od dnia 1 stycznia 2013 r. Przepisy przyjęte przez państwa członkowskie zawierają odniesienie do niniejszej dyrektywy lub odniesienie takie towarzyszy ich urzędowej publikacji. Metody dokonywania takiego odniesienia określane są przez państwa członkowskie.

W związku z powyższym, do dnia zaimplementowania ww. przepisów Dyrektywy do polskiego porządku prawnego, mają zastosowanie powołane powyżej przepisy Dyrektywy 2006/112/WE, w brzmieniu dotychczas obowiązującym.

Ustawodawca świadomie wprowadził obostrzenia dla funkcjonowania faktur w formie elektronicznej, które to obostrzenia nie dotyczą przekazu dokonywanego pocztą, kurierem, czy osobiście. Jeżeli zatem strony transakcji chcą skorzystać z przekazu faktur w formie elektronicznej, a nie papierowej, muszą zastosować się do postanowień rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Podkreślić również należy, że wysyłanie oryginałów faktur VAT za pośrednictwem poczty elektronicznej, nie spełnia warunków do uznania ich za przekaz elektroniczny, nie stanowi przekazania kontrahentowi oryginału faktury, który winien otrzymać zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Tylko bowiem wówczas dojdzie do wprowadzenia faktury do obrotu prawnego, co ma istotne konsekwencje prawne, w szczególności w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego u odbiorcy takiej faktury. Oczywiście istnieje możliwość przekazywania faktur przez Stronę w formie przez nią opisanej, jednakże na gruncie przepisów prawa faktury te nie rodzą żadnych skutków prawnych. W takim przypadku mamy do czynienia wyłącznie z przekazaniem, do wiadomości odbiorcy, treści faktury a nie wystawieniem i doręczeniem oryginału dokumentu, o którym mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT.

Nie można jednak zapominać, że przepisy dotyczące faktur oraz pewien formalizm, który jest wymagany na gruncie podatku od towarów i usług służyć ma zapewnieniu pewności i bezpieczeństwa obrotu. W przypadku zachwiania owego bezpieczeństwa dobro, w imieniu którego dokonywana byłaby liberalizacja przepisów czyli ułatwienie obrotu, również mogłoby ucierpieć.

Reasumując, przesłanie faktury drogą elektroniczną bez zagwarantowania ich autentyczności bezpiecznym podpisem elektronicznym lub poprzez wymianę danych elektronicznych (zatem bez zastosowania przepisów regulujących tę materię), powoduje, że wystawione faktury nie mogą zostać uznane na gruncie ustawy o VAT za dokumenty wprowadzone do obrotu prawnego. Ponadto należy uznać, iż faktury przesłane drogą elektroniczną a następnie drukowanie i przechowywane w formie papierowej nie mogą zostać uznane za faktury elektroniczne, gdyż nie spełniają wymogów określonych w rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Odnosząc się do powołanych przez Wnioskodawcę wyroków Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 20 maja 2009 r., sygn. akt I FSK 1444/09 oraz 03.11.2009r. sygn. akt I FSK 1169/08, należy wyjaśnić, iż są to rozstrzygnięcia w konkretnych sprawach o indywidualnym charakterze i tylko do nich się zawężają, jednakże jakkolwiek orzeczenia sądowe wiążą organ podatkowy tylko w tej sprawie w której zapadły, to przytoczone przez Spółkę wyroki zostały potraktowane jako element prawnej argumentacji Strony. Zwrócić jednakże należy uwagę, że Sąd I instancji sygn. akt I SA/Kr 97/09 orzekł, iż ...nie jest możliwe, przyjęcie dualizmu - wystawianie dla kontrahenta faktury i pobieranie jej przez zainteresowanego poprzez system elektroniczny, a następnie drukowanie jej przez obie strony na materiałach piśmiennych i traktowanie jej jako dokumentu na piśmie. Sprzeciwiają się takiej koncepcji przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. i ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym, jak też prawa unijnego. Sąd I instancji uznał w konsekwencji, że ...wystawienie kontrahentowi faktury poprzez systemy elektroniczne, bez stosowania przepisów regulujących tę materię, powoduje, że wystawione faktury nie są dokumentem wprowadzonym do obrotu prawnego. Skoro zaś nie zostały tak wprowadzone, nie mogą korzystać z ochrony prawnej, a ujawnione w nich podmioty nie są upoważnione do stosowania prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, co przewiduje art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

W związku z tym, nie można powiedzieć, iż w analizowanej sprawie ukształtowana jest jednolita linia orzecznicza. Podkreślić bowiem należy, że kształtowanie się orzecznictwa jest procesem rozłożonym w czasie i co do zasady wymaga większej liczby wyroków poszczególnych składów orzekających. Tym samym, należy stwierdzić, iż powołane w treści złożonego wniosku orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego nie mogą wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii.

Na uwagę zasługuje również fakt, iż przedmiot powyższych rozważań w stosunku do Spółki Wnioskodawcy był już analizowany przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, który w orzeczeniu z dnia 19.10.2007r., sygn. akt III SA/Wa 1341/07 stwierdził, że Sąd zmuszony jest uznać, że celem wniosku Spółki była próba obejścia przepisów prawa. Przepisami tymi jest art. 106 ust. 1 ustawy o VAT nakazujący wystawienie faktury dla odbiorcy towaru lub usługi na materiałach piśmiennych i w takiej postaci doręczenia jej temuż odbiorcy. Z punktu widzenia gospodarczego forma powiadomienia kontrahenta o długu jest dowolna i zależy od umowy stron. Natomiast dla celów podatkowych, bez względu na to czy doręczenie faktury pisemnej odpowiada współczesnej technice i elektronice, obowiązujące przepisy ustawy narzuciły określoną formę. Z całą pewnością, więc, o ile kontrahent - dostawca towaru lub usługi pragnie odstąpić od ustawowego wymogu określonego w art. 106 ust. 1 i 86 ust. 2 pkt 1 i obniżając koszty administracyjne, korzystać przy przekazie faktur z systemów komputerowych, jest zobligowany uczynić to w trybie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. oraz ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym.

Mając na uwadze powyższe, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

Słowa kluczowe: faktura, faktura elektroniczna, otrzymanie faktury, poczta elektroniczna, podpis elektroniczny

Data aktualizacji: 30/09/2011 06:53:15

Czy odpowiedzialność za zastosowanie właściwej stawki VAT spoczywa na świadczącym usługę

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Refakturowanie opłat administracyjnych

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Opodatkowanie i dokumentowanie premii pieniężnej

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 2 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Czy na usługi związane z edukacją trzeba wystawiać faktury VAT?

POSTANOWIENIE Na podstawie art. 14 a 1 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (tekst jednolity z 2005 r. Dz. U. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) po rozpatrzeniu wniosku z dnia 25 kwietnia 2005 r., (data wpływu 25 kwietnia 2005 r.)...

Opodatkowanie zadatku zatrzymanego ze względu na niewykonanie umowy.Korekta podatku

Polecamy ciekawe artykuły do przeczytania

Jaką stawę VAT-u powinno się zastosować w fakturze przy usłudze drukowania gazetki?Urząd Skarbowy Mońki 19-100 ul. Ełcka 41A Czy przy dokonaniu transakcji należało naliczyć podatek VAT? 2. Czy Spółka może dokonać korekty sprzedaży?Opodatkowanie usługi architektonicznej świadczonej poza granicami kraju W zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupionych towarów i usług w sytuacji zaprzestania prowadzenia działalności

Zamknij

Ta strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z polityką cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce, kliknij tutaj aby dowiedzieć się więcej.