
Zaloguj się lub zarejestruj konto Włącz wersję mobilną

Przypominamy, że na stronie Fakturowo.pl dostępna jest nowa wersja serwisu Efaktury.org, serwis Efaktury.org będzie działał cały czas równolegle z serwisem Fakturowo.pl, więcej informacji na stronie Fakturowo.pl! W serwisie Fakturowo.pl dostępna jest integracja z systemem KSeF - system KSeF będzie wkrótce obowiązkowy dla wszystkich podatników. Zachęcamy do rejestracji konta - rejestracja konta w Fakturowo.pl jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje!

Czy w świetle obowiązujących przepisów można zniechać przechowywania kopii faktur w formie papierowej?

POSTANOWIENIE

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Zakopanem działając na podstawie art. 14a par. 1 oraz par. 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), po rozpatrzeniu Państwa wniosku z dnia 1 sierpnia 2005r., L.Dz.2748/2005 w sprawie udzielenia interpretacji co do zakresu i sposobu stosowania prawa podatkowego w zakresie ogólnego prawa podatkowego stwierdza, iż przedstawione we wniosku stanowisko nie jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

Spółka przedstawiła następujący stan faktyczny, który był przedmiotem analizy:

Spółka jest przedsiębiorstwem wodno - kanalizacyjnym, zabezpieczającym dostawy wody oraz odprowadzanie ścieków na terenie Miasta i przyległej Gminy. Miesięcznie wystawia ok. 6.000 faktur, których przeważającą większość stanowią faktury dla osób fizycznych. Spółka dysponuje systemem informatycznym, który zapewnia przechowywanie kopii faktur w postaci elektronicznej, zapewniającej ich wyszukanie i identyfikację, zgodnie z zapewnieniem producenta oprogramowania.

Spółka zamiast drukować i przechowywać dokumenty w formie papierowej, chciałaby archiwizować je i przechowywać na nośniku cyfrowym.

W kwietniu br. spółka zwróciła się do Naczelnika tutejszego Urzędu Skarbowego z prośbą o wyrażenie zgody na odstąpienie od przechowywania kopii wystawionych przez siebie faktur w postaci dokumentów drukowanych.

W odniesieniu do przedstawionego przez Spółkę stanu faktycznego 19 maja br. pismem PP-0 77- 76/05 Naczelnik tut. Urzędu Skarbowego poinformował Spółkę, iż:

Stosownie do art.106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 54) podatnicy, o których mowa w art. 15 są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Par. 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U.z 2004 r. Nr 97, poz. 971) zawiera informację co powinna zawierać faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży.

Stosownie zaś do par. 24 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Przepis par. 24 ust. 2 przywołanego rozporządzenia, zawiera dodatkowy wymóg co do treści wystawianych faktur. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz KOPIA.

Ponadto, zgodnie z par. 26 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepis par. 26 ust. 2 przywołanego rozporządzenia nakłada na podatników wymóg zgodnie, z którym dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Jednocześnie zgodnie z art. 22 ust. 3 pkt e VI Dyrektywy Rady Europy z dnia 17 maja 1997 r. w sprawie harmonizacji przepisów Państw Członkowskich dotyczących podatków obrotowych - wspólny system podatków od wartości dodanej: ujednolicona podstawa wymiaru podatku (77/388/EEC), do celów niniejszej Dyrektywy, Państwa Członkowskie będą akceptować jako faktury dokumenty lub informacje w formie papierowej lub elektronicznej, o ile spełniają one warunki określone w niniejszym ustępie.

Tak więc, prawo polskie nie zawiera wyraźnych ograniczeń w odniesieniu do wystawiania i przechowywania faktur w drodze elektronicznej. Ponadto regulacje VI Dyrektywy Rady nakładają na państwa członkowskie obowiązek akceptacji faktur elektronicznych na równi z fakturami w formie papierowej, jeżeli spełniają one wskazane w tym przepisie warunki co do autentyczności pochodzenia i rzetelności zawartych w nich informacji.

Jeżeli zatem, stosowany przez Podatnika system zarządzania gwarantuje zachowanie wymogów odnoszących się do treści, zasad przechowywania oraz udostępniania kopii faktur w formie elektronicznej organom podatkowym a w szczególności gwarantuje niezmienność zapisanych na nośnikach informatycznych danych i umożliwia natychmiastowe ich udostępnianie to uznać należy, iż wystawianie i przechowywanie przez Niego kopii faktur dokumentujących sprzedaż krajową w drodze elektronicznej nie jest zabronione przez polskie prawo podatkowe.

W związku z informacją udzieloną przez Naczelnika tutejszego Urzędu Skarbowego, spółka złożyła zapytanie: czy w świetle obowiązujących przepisów spółka może zaniechać przechowywania kopii faktur w formie papierowej?.

Zdaniem Wnioskodawcy powołującego się na zapewnienia producenta oprogramowania komputerowego, spółka może zagwarantować, iż system przechowujący dane, zapewnia zachowanie wymogów odnoszących się do treści, zasad przechowywania oraz dostępniania kopii faktur.

Faktury te są zapisywane w programie ZBYT na serwerze i mogą zostać udostępnione organom podatkowym i organom kontroli skarbowej.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że spółka wystawia faktury VAT za usługi ciągłe, świadczone dla swoich klientów, w większości osób fizycznych - faktury papierowe , których kopie ze względów organizacyjnych i kosztowych chciałaby przechowywać wyłącznie na nośniku cyfrowym. System informatyczny, którym spółka dysponuje zapewnia przechowywanie kopii faktur w w postaci elektronicznej, zapewniającej ich wyszukanie i identyfikację, gwarantuje niezmienność zapisanych na nośnikach informatycznych danych umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie.

W świetle powyższego Naczelnik Urzędu Skarbowego w Zakopanem uprzejmie wyjaśnia, że zgodnie z par. 23 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005 r. Nr 95, poz. 798)podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto powyższy przepis stanowi, iż dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Oznacza to, że podatnik obowiązany jest przechowywać kopie faktur VAT, faktur korygujących w oryginalnej postaci, powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów . Nie jest zatem dopuszczalne w świetle przytoczonego przepisu gromadzenie kopii faktur w postaci elektronicznej, pomimo możliwości ich wydruku na żądanie organów skarbowych.

Należy również zauważyć, że aktualnie zasady przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej , a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 20 lipca 2005 r. Nr 133, poz. 1119).

Na podstawie art. 106 ust. 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 oraz z 2005 r. Nr 14, poz. 113 i Nr 90, poz. 756) zarządzono co następuje:

par. 1 rozporządzenia określa:

1) sposoby i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w form ie elektronicznej,

2) zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych droga elektroniczną.

Tak więc od 3 sierpnia 2005 r. możliwe jest wystawianie oraz przesyłanie faktur przez podatników VAT w formie elektronicznej. W tym celu należy uzyskać uprzednią akceptację odbiorcy faktury. Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane albo bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, albo poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI).

Powyższe przepisy odnoszą się jednak do sytuacji, w której elektroniczna forma faktury od momentu jej wystawienia, poprzez jej przesłanie, aż do przechowania (archiwizowania) nie zmienia się.

W związku z powyższym należy stwierdzić, iż w świetle obowiązujących przepisów prawa podatkowego nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii faktur VAT w formie elektronicznej bez ich drukowania, jeżeli oryginały tych dokumentów w momencie wystawienia miały postać drukowaną, pomimo możliwości ich wydruku na żądanie organów skarbowych, a także zapewnienia, że posiadany przez spółkę system informatyczny gwarantuje przechowywanie kopii faktur w postaci elektronicznej, zapewniającej ich wyszukanie i identyfikację, a także niezmienność zapisanych na nośnikach informatycznych danych.

Powyższa interpretacja:

- dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę , traci swoją moc z chwilą zmiany przepisów jej dotyczących,

- nie jest wiążąca dla podatnika, wiąże natomiast właściwe dla wnioskodawcy organy podatkowe i organy kontroli skarbowej.

Pouczenie:

Na powyższe postanowienie służy zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Krakowie za pośrednictwem Naczelnika Urzędu Skarbowego w Zakopanem w terminie 7 dni od daty doręczenia niniejszego postanowienia.

Słowa kluczowe: faktura vat, kopia, przechowywanie

Data aktualizacji: 02/09/2011 09:56:32

Dokumentowanie premii pieniężnych

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. u. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 2 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Czy można domagać się zwrotu podatku VAT wynikającego z faktury za naprawę samochodu w ter...

Na podstawie art. 14a 1 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r., nr 8, poz. 60 ze zm.) Naczelnik Urzędu Skarbowego w Sosnowcu, stwierdza że stanowiskoPodatnika, przedstawione we wniosku z dnia...

Jaki jest moment powstania obowiązku podatkowego z tytułu importu usług w przypadku zapłat...

Z wniosku Strony wynika, że Spółka prowadzi działalność polegającą min. na produkcji ceramicznych wyrobów sanitarnych. Spółka jest w trakcie rozbudowy fabryki i będzie korzystała z usług firm międzynarodowych, co spowoduje wystąpienie obowiązku...

Czy powinien potwierdzić zaistniały fakt Fakturą VAT i opodatkować w/w decyzje?

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Czy Gmina jako osoba prawna i Urząd Miejski jako gminna jednostka organizacyjna muszą posi...

Na podstawie art. 14a, art. 216 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst. jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ) po rozpatrzeniu wniosku z dnia 14.01.2005 r. nr Fn.3360 2 05 w sprawie zakresu i sposobu stosowania przepisów...

Polecamy ciekawe artykuły do przeczytania

Czy w przypadku wypłaty z OFE na rzecz byłego współmałżonka zastosowanie ma przepis dotyczący podziału majątku wspólnego małżonków?W którym momencie wartość rachunku inwestycyjnego staje się przychodem lub kosztem podatkowym?Opolski Urząd Skarbowy Opole 45-512 ul. Obrońców Stalingradu 66 Wygląd wersji czytelnej e-faktury Biura rachunkowe Łódź

Zamknij

Ta strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z polityką cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce, kliknij tutaj aby dowiedzieć się więcej.