Facebook Google+ Twitter Instagram Pinterest YouTube Skype Kontakt
Zaloguj się lub zarejestruj konto
Włącz wersję mobilną
Wystaw fakturęFakturyKlienciProduktyKontoAktualnościOpiniePomocKontakt

Określenie wymogów w zakresie zawartości faktur elektronicznych

Działając na podstawie art. 14a, art. 216 i art. 217 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), po rozpatrzeniu wniosku Spółki z dnia 14.12.2006 r. (data wpływu do tut. organu podatkowego: 18.12.2006 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej wymogów w zakresie zawartości faktur elektronicznych - w świetle przepisów ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. Nr 133, poz. 1119) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798), Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego uznaje za nieprawidłowe stanowisko przedstawione w złożonym wniosku.

W dniu 18.12.2006 r. do tut. organu podatkowego wpłynął wniosek Spółki o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej wymogów w zakresie zawartości faktur elektronicznych - w świetle przepisów ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798).

Z w/w wniosku wynika, iż korzystając z możliwości wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej, wprowadzonej przepisami w/w rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (dalej: rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych lub rozporządzenie o e-fakturach), Spółka rozpoczęła wdrażanie odpowiednich systemów komputerowych umożliwiających fakturowanie poprzez wymianę danych elektronicznych w systemach EDI.

Jak informuje Spółka, systemy Electronic Data Interchange (EDI) są od lat 80 ubiegłego wieku standardem w zakresie elektronicznej komunikacji biznesowej. Stanowią one swego rodzaju język elektroniczny, umożliwiający przedsiębiorstwom stosującym różne technologie komunikacyjne i informatyczne swobodną oraz bezpieczną wymianę danych handlowych. Celem wdrożenia systemu EDI jest umożliwienie przesyłania danych elektronicznych (np. elektronicznych faktur, dalej także: "e-faktur") pomiędzy różnymi, zasadniczo niekompatybilnymi systemami informatycznymi. Zasadniczą cechą systemów EDI jest to, że przedsiębiorcy wdrażający taki system przyjmują dla celów wzajemnej komunikacji elektronicznej określony standard zapisu danych. Takie uzgodnienie standardu jest kluczowe dla efektywności późniejszej komunikacji, ponieważ strony przyjmują zawsze takie rozwiązanie, które najłatwiej (przy zachowaniu określonych standardów bezpieczeństwa) można zintegrować z już działającymi systemami informatycznymi stron (np. systemami do zarządzania przedsiębiorstwem oraz systemami finansowo-księgowymi). W związku z powyższym, podstawowym zadaniem systemów EDI jest "tłumaczenie" danych elektronicznych wysyłanych przez systemy przedsiębiorców w wewnętrznych formatach na format (standard) przyjęty na potrzeby danego systemu EDI i w związku z tym zrozumiały dla wszystkich uczestników danego systemu EDI. Główną cechą systemów EDI jest więc tłumaczenie komunikatów z różnych systemów na komunikaty zakodowane za pomocą jednego, ustalonego wcześniej i zrozumiałego dla wszystkich uczestników komunikacji standardu zapisu danych. Systemy EDI co do zasady integrują różne systemy informatyczne, między którymi występują (zasadniczo nieusuwalne) różnice techniczne, np. w zakresie przechowywania i prezentacji przesłanych danych. Podstawowym elementem wspólnym dla systemów EDI różnych producentów oprogramowania jest standard komunikatu EDI przesyłanego w tych systemach. Obecnie najpopularniejszym standardem jest EDIFACT, opracowany przez ONZ i uznawany między innymi przez Unię Europejską i OECD. Jednym z podstawowych zadań systemu EDI jest takie sparametryzowanie przesyłania komunikatów EDI (np. stanowiących e-fakturę), aby przesyłanie to było bezpieczne z punktu widzenia integralności i autentyczności pochodzenia transmitowanych danych. Drugim podstawowym zadaniem systemu EDI jest umożliwienie odbiorcy komunikatu (e-faktury) odczytania danych przesłanych z systemu nadawcy (wystawcy e-faktury), który dysponuje odmiennym systemem informatycznym (wykorzystującym np. inne formaty plików i inne technologie komunikacyjne). W celu umożliwienia odbiorcy komunikatu odczytania z niego danych systemy EDI albo konwertują komunikat EDI do formatu akceptowanego przez system informatyczny odbiorcy, albo przesyłają do systemu odbiorcy komunikat EDI w tej samej formie, w której został on wysłany przez nadawcę. Stosowanie drugiego z powyższych rozwiązań jest możliwe tylko wtedy, gdy system informatyczny odbiorcy komunikatu (e-faktury) zostanie dodatkowo przystosowany do odczytywania danych bezpośrednio z plików stworzonych i wysłanych w formacie np. EDIFACT. Niestety z technicznego punktu widzenia takie dodatkowe przystosowanie systemu odbiorcy komunikatu (e-faktury) jest niekiedy niemożliwe, chociażby z uwagi na zamkniętą architekturę używanego systemu finansowo-księgowego. Niezależnie od tego, który z powyższych wariantów realizuje dany system EDI, integralność i autentyczność pochodzenia komunikatu EDI zostaje zachowana dzięki zastosowaniu odpowiednich technologii w zakresie zabezpieczeń informatycznych. W praktyce oznacza to, że treść komunikatu EDI (e-faktury) wymagana przez prawo jest niemożliwa do zmiany. W ramach systemów EDI (w tym systemu wdrożonego przez Spółkę) funkcjonują zabezpieczenia uniemożliwiające podawanie się podmiotu trzeciego za wystawcę lub odbiorcę komunikatu, skuteczne wyparcie się autorstwa komunikatu przez jego nadawcę, zmianę treści przesyłanego komunikatu. Konwersja komunikatu EDI na inny format (np. tekstowy, HTML, XML) nie wpływa przy tym na strukturę komunikatu zapisanego według standardu EDIFACT. Operacja konwersji oznacza przeniesienie danych do innego pliku bez zmiany wewnętrznej struktury zapisanej w pierwotnym komunikacie. Jak wskazuje Spółka, kolejną cechą systemów EDI opartych na powszechnie stosowanych standardach EDIFACT (w tym systemu wdrażanego przez Spółkę) jest brak możliwości: wyrażania słownie kwoty, na którą opiewa faktura, stosowania polskich znaków diakrytycznych (np. ł, ś, ż), oznaczania e-faktur jako oryginały i kopie. Ponadto, w większości systemów (w tym w systemie Spółki) nie jest możliwe wystawiania elektronicznych faktur korygujących.

W stanie faktycznym przedstawionym we wniosku, podmioty dokonujące elektronicznej wymiany danych w systemie EDI (Spółka i jej kontrahenci) korzystają z wydzielonej sieci usługodawcy informatycznego, którego obowiązkiem jest zapewnienie właściwego zabezpieczenia całego systemu EDI. Spółka jest w trakcie wdrażania systemu tego typu, który przede wszystkim służy do wystawiania e-faktur do odbiorców towarów. Oczywiście system ten jest przygotowany i będzie służył również do odbierania e-faktur od dostawców towarów. W celu optymalizacji komunikacji mającej miejsce w systemie EDI Spółka korzysta z usług dostawcy rozwiązań informatycznych. W ramach systemu EDI wdrożonego przez Spółkę, spółka świadcząca usługi informatyczne jest podmiotem pośredniczącym w komunikacji między nadawcą a odbiorcą e-faktury (komunikatu EDI). Zadaniem tego podmiotu pośredniczącego jest umożliwienie bezpiecznego przesyłania danych pomiędzy kontrahentami oraz możliwości przetwarzania tych danych przez systemy obu kontrahentów. W omawianym stanie faktycznym system Spółki (jako wystawcy e-faktur) archiwizuje do celów podatkowych komunikaty EDI (e-faktury) w formacie takim, w jakim faktura została wysłana do klienta (zaś w przypadku faktur otrzymanych od dostawców - w formie, na który komunikat EDI został przekonwertowany przez dostawcę usług informatycznych). Celem konwersji przeprowadzanej przez dostawcę rozwiązań informatycznych jest umożliwienie przetwarzania e-faktury przez system finansowo-księgowy odbiorcy faktury. Intencją Spółki jest także spełnienie wymogów dokumentacyjnych związanych z systemami EDI służącymi do obrotu e-fakturami. W tym celu Spółka przygotowuje się do zawarcia, odpowiednio ze swoimi odbiorcami i/lub dostawcami, którzy będą otrzymywali od Spółki lub odpowiednio będą wysyłali Spółce faktury elektroniczne w ramach wdrożonego systemu EDI, tzw. umowy o wymianie danych elektronicznych EDI (dalej jako "umowa EDI") wraz ze stosownym załącznikiem technicznym.

W związku z zaistniałym stanem faktycznym Podatnik zadał pytanie, czy faktury elektroniczne muszą spełniać wymogi w zakresie danych, które powinna zawierać faktura, określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798), dalej: "rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur".

Spółka uważa, że faktury elektroniczne (e-faktura i e-faktura korygująca) nie muszą spełniać wymagań stawianych papierowym fakturom i fakturom korygującym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Spółka wskazuje, iż do faktur papierowych i elektronicznych (zarówno pierwotnych, jak i korygujących) zastosowanie znajdują przepisy różnych rozporządzeń. Jednocześnie, sama ustawa o podatku od towarów i usług nie różnicuje faktur na papierowe i elektroniczne. Z całokształtu legislacji dotyczącej podatku od towarów i usług oraz faktur należy, zdaniem Podatnika, wnioskować, iż gdyby zamiarem ustawodawcy było ustalenie wymagań wspólnych dla obu rodzajów faktur, określiłby je w akcie prawnym nadrzędnym wobec obu rozporządzeń. Podatnik zauważa, iż maksymalne wymagania dotyczące e-faktury (zarówno pierwotnej, jak i korygującej) określone zostały w art. 22 VI Dyrektywy, która nie wymaga umieszczania na fakturze oznaczenia "oryginał / kopia", kwoty faktury wyrażonej słownie, czy lokalnych znaków diakrytycznych. Zdaniem Spółki, wymaganie od polskich podatników, aby ponosili dodatkowe koszty zmiany standardu EDIFACT w celu przystosowania go do wymagań rozporządzenia z dnia 25.05.2005 r. w sprawie wystawiania faktur, byłoby także nieuzasadnione z punktu widzenia równego traktowania uczestników obrotu gospodarczego. W obrębie tych samych systemów EDI zagraniczni kontrahenci polskich podatników nie mieliby obowiązku obracać e-fakturami, modyfikującymi międzynarodowy standard EDIFACT.

Spółka zauważa, iż § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych wskazuje na konieczność zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur wystawianych, przesyłanych i przechowywanych w formie elektronicznej. Zdaniem Spółki faktury wystawiane w formie elektronicznej na tyle istotnie różnią się od faktur papierowych, iż wszystkich wymagań odnośnie faktur papierowych nie można bezpośrednio odnosić do faktur elektronicznych. W opinii Spółki, wniosek taki jest uzasadniony z uwagi na fakt, iż wymagania odnośnie faktur papierowych zostały określone w rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur, a faktury elektroniczne ustawodawca uznał za na tyle odmienne od faktur papierowych, iż wymagania wobec nich określił w odrębnym rozporządzeniu. Zdaniem Spółki, z całokształtu legislacji dotyczącej podatku VAT oraz faktur należy wywnioskować, iż gdyby zamiarem ustawodawcy było ustalenie wymagań wspólnych dla obu rodzajów faktur, określiłby je w akcie prawnym (ustawie) nadrzędnym wobec obu rozporządzeń. Brak takiego określenia powoduje, iż nie istnieje obowiązek prawny, aby e-faktury spełniały wszystkie wymagania stawiane fakturom tradycyjnym. Spółka wywodzi powyższy wniosek z faktu, iż między obiema formami fakturowania (tradycyjną i elektroniczną) występują istotne różnice, a wymagania odnośnie tych faktur określone są w odrębnych rozporządzeniach (będących równorzędnymi aktami prawnymi). Przykładowo, Spółka wskazuje, iż wymóg umieszczenia kwoty wyrażonej słownie na fakturze papierowej jest w pewien sposób uzasadniony - stanowi zabezpieczenie czytelności faktur, bo kwoty określone na fakturze papierowej cyframi mogą zostać nieczytelnie zapisane. Ponieważ jednak w ramach systemu informatycznego nie ma możliwości, aby kwota faktury wyrażona liczbami była nieczytelna, więc nie ma potrzeby zamieszczania na fakturze elektronicznej kwoty wyrażonej słownie. Spółka wskazuje, iż art. 22 VI Dyrektywy nakłada na państwa członkowskie Unii Europejskiej obowiązek akceptacji wszystkich dokumentów lub not na nośnikach papierowych lub w formacie elektronicznym, które spełniają warunki określone w tymże art. 22 VI Dyrektywy. Podatnik podkreśla też, iż przepisy art. 22 VI Dyrektywy nie zawierają wymagania, zgodnie z którym faktura musiałaby uwzględniać oznaczenie oryginał / kopia, kwotę faktury wyrażoną słownie, czy lokalne znaki diakrytyczne. Powołując się na zasadę bezpośredniego stosowania dyrektyw i nadrzędności prawa wspólnotowego nad krajowym, Spółka wyraża opinię, iż dokument w formie elektronicznej spełniający wymagania wskazane w VI Dyrektywie (której przepisy odnoszą się zarówno do faktur wystawionych w formie papierowej i elektronicznej) powinien być uznany za prawidłowo wystawioną fakturę. Ponadto, Podatnik wskazuje, iż za jego stanowiskiem wyrażonym powyżej przemawiają też cechy standardów, w których, zgodnie z Zaleceniami Komisji Europejskiej z dnia 19.10.1994 r. nr 1994/820/ WE, mogą być tworzone faktury elektroniczne. Jednym z szeroko używanych standardów w fakturowaniu elektronicznym jest EDIFACT - standard elektronicznej wymiany danych w administracji, handlu i transporcie, opracowany w 1986 przez Europejską Komisję Gospodarczą ONZ, a zaakceptowany jako norma ISO 9735. Wskazany standard zapewnia możliwość zawarcia na fakturze wszystkich obowiązkowych elementów (wartości) faktury wskazanych w przepisach VI Dyrektywy, jak informuje Spółka - nie daje jednak możliwości zawarcia pewnych, dodatkowych elementów wskazanych w wspomnianym rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur. Do takich elementów należą: "kwota należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażona słownie", sformułowanie "oryginał" / "kopia" oraz występowanie polskich znaków (czcionka używana do tworzenia komunikatów EDI nie zawiera polskich znaków). W opinii Podatnika, literalne odczytanie rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur prowadziłoby do wniosków, iż niemożliwe jest stosowanie standardu EDIFACT w ramach systemów EDI, ponieważ standard ten uniemożliwia skonstruowanie e-faktury zgodnej z polskimi przepisami podatkowymi, przy jednoczesnym wskazaniu podatnikom, iż powinni się oni posługiwać aktem prawa (Zaleceniami), który ten sam standard EDIFACT wskazuje jako podstawę tworzenia komunikatów EDI (w tym e­faktur). Powyższy wniosek jest zdaniem Spółki niezgodny z zamysłem ustawodawcy i celowościową wykładnią przepisów oraz założeniem racjonalności ustawodawcy. Na koniec Spółka podkreśla, iż standard EDIFACT wskazywany przez rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych jako standard konstruowania e-faktur ma charakter międzynarodowy i stanowi on wypadkową wymagań dotyczących treści faktur określonych w legislacjach wielu krajów. Tym samym, nie jest możliwe narzucenie podmiotom odpowiadającym za rozwój standardu EDIFACT oraz podmiotom go stosującym, dokonania w standardzie zmian ze względu na wymogi tylko jednego krajowego systemu prawnego. Równocześnie od polskich podatników nie powinno się wymagać modyfikacji standardu EDIFACT we własnym zakresie. Oznaczałoby to bowiem dla nich nieuzasadnione koszty i nierówne traktowanie w stosunku do podmiotów zagranicznych, które wystawiając e-faktury polskim podmiotom nie będą zobowiązane stosować się do wymagań polskiego ustawodawstwa (fundamentem prawnym standardu EDIFACT są wymagania stawiane fakturom przez VI Dyrektywę). Tym samym, w opinii Podatnika, należy przyjąć, iż dla celów fakturowania elektronicznego w ramach EDI e-faktura pozbawiona wskazanych elementów określonych w rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur (tj. kwoty wyrażonej słownie, oznaczenia "oryginał / kopia" i polskich znaków diakrytycznych) jest zgodna z polskimi przepisami prawa podatkowego.

Podsumowując, zdaniem Spółki, e-faktura spełniająca wymogi określone w art. 22 ust. 3 lit. b VI Dyrektywy nie musi spełniać wymagań określonych wobec faktury papierowej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny, Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego w Łodzi stwierdza co następuje:

Na wstępie należy zaznaczyć, iż podstawowe elementy, jakie powinna zawierać faktura zostały określone w art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.). Zgodnie z art. 106 ust. 1 w/w ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Na mocy przepisu art. 106 ust. 8 pkt 1 ustawy, Minister Finansów został upoważniony do określenia, w drodze rozporządzenia, szczegółowych zasad wystawiania faktur, danych, które powinny zawierać, oraz sposobu i okresu ich przechowywania. Ponadto, na mocy przepisu art. 106 ust. 10, Minister Finansów został upoważniony do określenia, w drodze rozporządzenia, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. W wykonaniu powyższych upoważnień Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798, z późn. zm.) oraz rozporządzenie z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. Nr 133, poz. 1119).

Elementy, jakie powinny zawierać faktury i faktury korygujące dookreślono w przepisach Rozdziału 4, a w szczególności w § 9, § 11, § 12, § 16 i § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. W myśl § 9 ust. 1 rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

2) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;

3) dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT"; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym;

4) nazwę towaru lub usługi;

5) jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług;

6) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

7) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

8) stawki podatku;

9) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;

10) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

11) wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu;

12) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

Na podstawie § 21 ust. w/w rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz oryginał, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz kopia (§ 21 ust. 2 rozporządzenia).

Zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków. Stosownie do treści § 4 rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1) bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została przy tym opisana w Zaleceniach Komisji Europejskiej z dnia 19.10.1994 r. nr 1994/820/WE odnoszących się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz.Urz. UE L 338 z 28.12.1994 r.).

W obliczu powyższego należy stwierdzić, iż nie ma żadnych podstaw do przyjęcia, że wymogi w zakresie danych, które powinna zawierać faktura, określone w art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz w przepisach Rozdziału 4 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, nie dotyczą faktur wystawianych w formie elektronicznej. Zasady wystawiania, przesyłania, przechowywania oraz udostępniania organom podatkowym i skarbowym e-faktur zostały uregulowane w odrębnym rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych, lecz w rozporządzeniu tym brak jest szczególnych regulacji odnoszących się do zawartości faktur. Dlatego też w zakresie danych, jakie powinna zawierać każda faktura (w tym faktura elektroniczna), należy odwołać się do treści powyżej powołanego art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług oraz odnoszących się do zawartości faktur przepisów Rozdziału 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur.

Jednakże przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie wystawiania faktur, nie można stosować w sposób, który czyniłby niedopuszczalnym, czy praktycznie niemożliwym wystawianie faktur z wykorzystaniem systemu elektronicznej wymiany danych (EDI), do którego wprost odwołują się przepisy rozporządzenia z dnia 14.07.2005 r. w sprawie faktur elektronicznych (w § 4 pkt 2). Oceniając prawidłowość faktur wystawionych i przesłanych w ramach systemu EDI należy więc uwzględnić specyfikę tego systemu (w tym jego obiektywne ograniczenia i ograniczenia wykorzystywanego przez system standardu EDIFACT, o którym mowa w w/w Zaleceniach Komisji Europejskiej z dnia 19.10.1994 r. nr 1994/820/WE) oraz specyfikę samych faktur elektronicznych, a główny nacisk należy kłaść na wymóg zachowania integralności danych zawartych w fakturze i zapewnienie autentyczności jej pochodzenia (jest to bowiem zasadniczy wymóg stawiany fakturom elektronicznym przez przepisy rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - por. § 4 rozporządzenia). Z drugiej jednak strony, taki sposób postępowania nie może prowadzić do nieuzasadnionej dowolności w zakresie danych określonych w fakturze elektronicznej. Dopuszczalna jest zatem rezygnacja tylko z takich elementów faktury, których ze względu na obiektywne cechy techniczne powszechnie stosowanego systemu EDI i wspólnego standardu zapisu danych wykorzystywanego w tym systemie (a nie ze względu na cechy szczególne systemu EDI i standardu zapisu danych stosowanych przez Podatnika) nie można zamieścić na fakturze elektronicznej bez zagrożenia dla integralności faktury i jej czytelności dla innych uczestników systemu. Mogą to jednak być tylko takie dane, których brak nie wpływa na prawidłowość rozliczeń podatku od towarów i usług (w szczególności w zakresie wysokości podatku należnego od transakcji - podstawy opodatkowania, stawki podatku, itp., wysokości podlegającego odliczeniu podatku naliczonego, a także, co oczywiste, identyfikacji stron transakcji i jej przedmiotu).

Wprowadzanie do faktury wystawionej i przesłanej w formie elektronicznej (a konkretnie, do jej egzemplarza pozostającego w dyspozycji wystawcy) zmian w postaci zastąpienia wyrazu oryginał wyrazem kopia, powodowałoby, iż dane zawarte w fakturze pozostającej w dyspozycji wystawcy, różniłyby się od danych zawartych w fakturze otrzymanej przez nabywcę towarów lub usług. Zmiana taka jest niedopuszczalna z punktu widzenia wymogu zachowania integralności danych zawartych w fakturze elektronicznej, ustanowionego w przepisie § 4 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. Zgodnie bowiem z wykładnią językową, integralny to m.in. "nierozerwalnie związany z całością" (internetowy Słownik języka polskiego PWN), innymi słowy - nienaruszalny lub niepodzielny. Ponadto, specyfika wymiany danych elektronicznych w systemie EDI nakazuje przyjąć, iż kopię faktury stanowi zapis tej faktury (zapis danych) w systemie informatycznym wystawcy, a oryginał - to tożsamy zestaw danych elektronicznych przesłany do nabywcy towarów lub usług. W konsekwencji, faktur elektronicznych wystawianych i przesyłanych w ramach systemu EDI nie trzeba oznaczać wyrazami oryginał lub kopia.

Odnośnie, wymogu wyrażania słownie kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem oraz stosowania polskich znaków diakrytycznych, należy stwierdzić, iż jeśli w systemie EDI rzeczywiście brak jest standardu (np. EDIFACT) umożliwiającego zapisanie należności słownie i system ten nie umożliwia stosowania polskich znaków diakrytycznych, to dopuszczalne jest wystawianie faktur bez kwoty należności wyrażonej słownie i bez polskich znaków diakrytycznych (tzn. z ich międzynarodowymi odpowiednikami) - o ile będzie zapewniona czytelność i niezmienność (integralność) kwot wyrażonych liczbowo oraz nie budząca wątpliwości identyfikacja elementów faktury wyrażanych słownie (np. nazw stron transakcji i przedmiotu transakcji). Jak wskazano wyżej, przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie wystawiania faktur, nie można stosować w sposób, który wykluczałby wystawianie faktur z wykorzystaniem systemu elektronicznej wymiany danych (EDI), skoro przepisy rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych wprost powołują się na system EDI.

Zupełnie posiłkowo należy też zauważyć, iż z przepisów VI Dyrektywy VAT, które wyliczają elementy konieczne dokumentu stanowiącego fakturę (art. 28h ust. 3 lit. b VI Dyrektywy), nie wynika, by musiała ona zawierać oznaczenia oryginał / kopia, kwotę wyrażoną słownie, czy lokalne znaki diakrytyczne.

Podsumowując, choć ze wskazanych powyższej względów, należy uznać za dopuszczalne wystawianie faktur elektronicznych, które nie zawierają oznaczenia "oryginał / kopia", kwoty należności wyrażonej słownie oraz lokalnych znaków diakrytycznych, to jednak, nie można zgodzić się ze stanowiskiem Spółki, iż faktury elektroniczne co do zasady nie muszą spełniać wymagań co do zawartości faktur wskazanych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

W konsekwencji, stanowisko przedstawione przez Podatnika w tym zakresie we wniosku z dnia 14.12.2006 r., jest nieprawidłowe.

Niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Podatnika we wniosku i stanu prawnego obowiązującego w dacie złożenia wniosku. Interpretacja nie jest wiążąca dla Podatnika, wiąże natomiast właściwe organy podatkowe i organy kontroli skarbowej - do czasu jej zmiany lub uchylenia.
Słowa kluczowe: faktura elektroniczna, treść faktury
Data aktualizacji: 10/01/2012 14:18:21

Czy Starostwo powinno udokumentować fakturą VAT (przekazanie) obciążenie P sp. z o.o. tytu...

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Według jakiej stawiki VAT winna być opodatkowana dostawa mebli kuchennych wraz z prostm mo...

Naczelnik Urzędu Skarbowego Kraków Podgórze działając na podstawie art. 14a 1 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. nr 8 z 2005 r. poz. 60 ze zm.) po rozpatrzeniu Pana wniosku z dnia 25.01.2006 r. (data...

Obowiązek wystawiania faktur VAT na członków wspólnoty użytkowej z tytułu kosztów zarządu...

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 2 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Wniosek dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie dokumentowania otrzymanych premii wy...

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Czy słusznym będzie opodatkowanie sprzedaży przedmiotowego samochodu w tzw. systemie marży...

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...
Polecamy ciekawe artykuły do przeczytania
Od którego momentu na fakturach VAT należy stosować nową nazwę nabywcy?Prawo do odliczenia podatku VAT wynikającego z faktur dokumentujących zakup skutera wodnegoCzy w związku z częściowym zwrotem kosztów przysługuje nam w całości odliczenie naliczonego podatku VAT zawartego w fakturze zakupu?Drugi Urząd Skarbowy Gliwice 44-100 ul. Młodego Hutnika 2Czy słuszne zastosowano 22% stawkę VAT, refakturując koszt zawarcia polisy?
 Zamknij Ta strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z polityką cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce, kliknij tutaj aby dowiedzieć się więcej.