
Zaloguj się lub zarejestruj konto Włącz wersję mobilną

Przypominamy, że na stronie Fakturowo.pl dostępna jest nowa wersja serwisu Efaktury.org, serwis Efaktury.org będzie działał cały czas równolegle z serwisem Fakturowo.pl, więcej informacji na stronie Fakturowo.pl! W serwisie Fakturowo.pl dostępna jest integracja z systemem KSeF - system KSeF będzie wkrótce obowiązkowy dla wszystkich podatników. Zachęcamy do rejestracji konta - rejestracja konta w Fakturowo.pl jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje!

Wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur elektronicznych oraz duplikatów i korekt faktur elektronicznych

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 2 października 2009 r. (data wpływu 5 października 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie dokumentowania transakcji sprzedaży fakturami w formie elektronicznej - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 5 października 2009 roku został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie dokumentowania transakcji sprzedaży fakturami w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka jest operatorem sieci telewizji kablowej i świadczy usługi na rzecz abonentów - osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej. Z początkiem 2010 r. Spółka planuje wdrożyć system wystawienia oraz przesyłania faktur VAT w formie elektronicznej. Faktura elektroniczna będzie wystawiana przez Spółkę po uzyskaniu przez nią zgody abonenta na wystawianie oraz przesyłanie faktur w takiej formie (zgoda wyrażona przez abonenta w formie pisemnej lub elektronicznej). Abonent będzie mógł uzyskać dostęp do faktur elektronicznych po zalogowaniu się na serwer Spółki. Faktury elektroniczne generowane będą automatycznie w systemie bilingowym Spółki i będą przechowywane oraz archiwizowane na jej serwerach. Faktura elektroniczna w momencie wystawienia zapisywana będzie w formie pliku *.pdf. Wszystkie faktury elektroniczne podpisywane będą przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, zgodnie z postanowieniami ustawy o podpisie elektronicznym. Okres ważności certyfikatu wynosi maksymalnie 2 lata od daty jego wydania. Przed upływem okresu ważności certyfikatu Spółka będzie występować o wydanie nowego certyfikatu. Pliki (faktury w formacie pliku *.pdf wraz z podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu) przechowywane będą na dyskach w odpowiednich folderach z poszczególnych fakturowanych miesięcy. Wszystkie pliki *.pdf (faktury) z danego miesiąca będą podpisywane podpisem kwalifikowanym i od tej chwili autentyczność i integralność faktury potwierdzana będzie przez kwalifikowany certyfikat, dzięki któremu nie ma możliwości późniejszej ingerencji oraz modyfikacji pliku. Jakakolwiek ingerencja w plik (fakturę) skutkowałaby brakiem potwierdzenia autentyczności pliku. W takiej sytuacji podczas weryfikacji podpisu kwalifikowanego pojawiłby się błąd informujący o naruszeniu struktury pliku. W celu lepszego zabezpieczenia faktur elektronicznych, Spółka rozważa możliwość posłużenia się kwalifikowanym znacznikiem czasu, którego ważność wynosi 5 lat. Kwalifikowany znacznik czasu jest odpowiednikiem pisma z datą pewną i umożliwia elektroniczną rejestrację wszystkich zmian, jakie zostały dokonane w treści dokumentu faktury elektronicznej od daty jej wystawienia przez Spółkę przez cały okres jej przechowywania. Abonent będzie posiadał dostęp do faktur elektronicznych po zalogowaniu się na serwer Spółki. Abonent będzie także miał możliwość, na bieżąco pobrać plik z fakturą i zapisać go na swoim dysku. Oznacza to, iż archiwizując faktury na bieżąco na swoim komputerze, abonent nie będzie miał potrzeby korzystania z archiwum Wnioskodawcy. Spółka planuje, iż po zalogowaniu na serwer, abonent będzie miał dostęp maksymalnie do 16 faktur za ubiegłe miesiące - będą to następujące faktury: 12 faktur z roku ubiegłego dostępnych do końca kwietnia roku bieżącego + 4 faktury z roku bieżącego. Od dnia 1 maja danego roku faktury z roku poprzedniego będą przez Wnioskodawcę archiwizowane na odrębnym dysku i będą dostępne dla abonentów jedynie na żądanie. Konieczność archiwizacji faktur i wprowadzenie systemu udostępniania na bieżąco ograniczonej liczby faktur (maksymalnie 16) wynika z charakteru i skali działalności wnioskodawcy - jako operator sieci telewizji kablowej posiada on znaczną liczbę abonentów, co oznacza, iż zapewnienie dostępu wszystkim abonentom do wszystkich wygenerowanych faktur powodowałoby bardzo duże obciążenie serwerów, co musiałoby skutkować obniżeniem szybkości dostępu do serwera dla wszystkich użytkowników, a więc i obniżeniem jakości usługi dostępu do faktur elektronicznych. Stąd też, jak wskazuje Spółka, powstała konieczność ograniczenia ilości faktur dostępnych on line.

Po wdrożeniu oraz dopracowaniu systemu bilingowego, Spółka bierze pod uwagę sytuację, iż może zwrócić się do niej abonent, który wcześniej wyraził zgodę na wystawianie na jego rzecz faktur elektronicznych, z wnioskiem o wydrukowanie duplikatu faktury elektronicznej w formie dokumentu papierowego. Powodem takiego zachowania mogą być np.: przejściowe problemy po stronie abonenta w dostępie do usług elektronicznych, nie jest jednak jasne, czy tego rodzaju powód może uzasadniać wydrukowanie faktury elektronicznej (oczywiście z adnotacją iż pierwotnie faktura ta była wystawiona w formie papierowej). Trzeba też podkreślić, iż Spółka dokłada wszelkich możliwych starań, aby zapewnić należyte funkcjonowanie systemu fakturowania z wykorzystaniem faktur elektronicznych, ponieważ jednak ostateczna funkcjonalność systemu może zostać oceniona dopiero po jego wdrożeniu, nie można wykluczyć, iż w początkowym okresie wystąpić mogą pewne błędy. Błędy te, o ile rzeczywiście się pojawią, będą usuwane niezwłocznie po ich wykryciu, niemniej jednak, może się zdarzyć, iż przez czas niezbędny do usunięcia błędu, system nie będzie w pełni funkcjonalny. Wśród usterek, jakie mogą wystąpić na wstępnym etapie po wdrożeniu, Spółka bierze pod uwagę zwłaszcza brak możliwości wystawiania oraz przesyłania korekt i duplikatów faktur elektronicznych w takiej samej formie w jakiej przygotowane zostały oryginalne dokumenty. W związku z tym, Spółka dopuszcza taką ewentualność, że na początkowym etapie funkcjonowania systemu korekty oraz duplikaty faktur elektronicznych będą musiały być wystawiane w formie dokumentów papierowych, przy zachowaniu wymogów, o których mowa w § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Czy opisana powyżej procedura, którą Spółka zamierza zastosować w zakresie wystawiania i archiwizacji faktur elektronicznych jest zgodna z wymogami wskazanymi w powołanym rozporządzeniu, a w szczególności:czy fakt utraty ważności przez kwalifikowany certyfikat ma wpływ na ważność faktur elektronicznych, które zostały wcześniej podpisane z wykorzystaniem tego certyfikatu. czy fakt utraty ważności przez kwalifikowany certyfikat oznacza, iż wystawca faktury elektronicznej powinien ponownie podpisać takie faktury przy zastosowaniu certyfikatu przyznanego mu na kolejny okres. czy stosowany przez Spółkę system, w świetle wymogów zawartych w powołanym rozporządzeniu, uznać można za spełniający wymogi dla zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. czy Spółka wystawiając faktury elektroniczne jest zobowiązana do posługiwania się kwalifikowanym znacznikiem czasu.Czy w przypadku wystąpienia w początkowym okresie wdrażania systemu bilingowego przejściowych problemów technicznych związanych z funkcjonowaniem oprogramowania, Spółka będzie uprawniona do wystawiania korekt oraz duplikatów faktur elektronicznych w formie dokumentów papierowych. Do ilu faktur elektronicznych wstecz powinien mieć bezpośredni i stały dostęp abonent po zalogowaniu się na serwer Spółki. Czy po wdrożeniu oraz dopracowaniu systemu bilingowego Spółka będzie uprawniona do wystawienia, na żądanie abonenta, z ważnych przyczyn leżących po jego stronie, faktury elektronicznej, duplikatu lub korekty takiej faktury w formie dokumentu papierowego, jeśli tego rodzaju uprawnienie zostanie przyznane abonentom na mocy regulaminu. Czy w takiej sytuacji Spółka będzie mogła tego dokonać przyjmując, iż zwracając się z takim żądaniem abonent w sposób dorozumiany cofa zgodę na wystawianie faktur elektronicznych, czy też w takiej sytuacji niezbędne jest, aby w pierwszej kolejności odebrać od takiego abonenta na piśmie oświadczenia o cofnięciu zgody. Czy aby ponownie wystawiać faktury elektroniczne abonent ten powinien złożyć kolejne oświadczenie o wyrażeniu zgody na zastosowanie tej procedury. Czy istnieją ograniczenia dotyczące ilości zgód wyrażanych i cofanych przez danego abonenta na stosowanie wobec niego faktur elektronicznych.

Ad. 1

Zdaniem Spółki, faktury elektroniczne, które planuje wystawiać przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, będą spełniać wymagania techniczne, jakie wynikają z treści rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Przed przystąpieniem do wystawiania faktur elektronicznych na rzecz danego abonenta, Spółka uzyska oczywiście jego zgodę na zastosowanie takiego rozwiązania.

Spółka będzie korzystać z bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Okres ważności kwalifikowanego certyfikatu wynosi maksymalnie 2 lata od daty jego wydania. Powstaje zatem pytanie, jaki skutek w stosunku do faktur wystawionych przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu ma utrata jego ważności. Spółka wskazuje, iż w tej kwestii, w szczególności należy zwrócić uwagę na funkcję, jaką ma spełniać kwalifikowany certyfikat. Posłużenie się nim ma potwierdzać, że osoba, która go użyła faktycznie podpisała fakturę elektroniczną w określonej dacie. Następnie, po wystawieniu i podpisaniu faktury elektronicznej wystawca zobowiązany jest do jej przechowywania w sposób gwarantujący zachowanie autentyczności jej pochodzenia i integralności jej treści. W świetle powyższego, zdaniem Spółki uznać należy, iż zasadnicze znaczenie ma zachowanie wymogu, aby faktura elektroniczna w momencie jej wystawienia opatrzona była podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Fakt utraty ważności certyfikatu po dacie wystawienia faktury nie powinien mieć znaczenia dla oceny poprawności formalnoprawnej takiej faktury. W efekcie, po upływie ważności dwuletniego terminu, na który zwykle wystawiany jest kwalifikowany certyfikat, na Spółce nie będzie ciążył obowiązek ponownego opatrywania faktury elektronicznej nowym podpisem elektronicznym z nowo uzyskanym certyfikatem kwalifikowanym. Ponowne podpisywanie faktury elektronicznej przez Spółkę, pozbawione byłoby, w opinii Wnioskodawcy, podstaw prawnych. Nie znajdowałoby również logicznego uzasadnienia. Z punktu widzenia możliwości późniejszej weryfikacji faktury istotne jest bowiem, aby faktura ta w dacie jej wystawienia zaopatrzona była w podpis elektroniczny spełniający kryteria określone w powołanym rozporządzeniu (co potwierdzać ma zarówno osobę ją podpisującą, jak i datę wystawienia). Natomiast w okresie po wystawieniu faktury, kluczowe znaczenie będzie miało zachowanie autentyczności jej pochodzenia i integralności jej treści - w odniesieniu do tych kryteriów rozporządzenie nie wprowadza jednak żadnych sformalizowanych wymogów. Ważne jest jednocześnie, aby przez cały czas przechowywania faktur, zagwarantowano organom skarbowym możliwość weryfikacji od kogo faktura ta pochodzi oraz czy nie dokonywano ingerencji w jej treść. W odniesieniu do kwestii zabezpieczenia autentyczności i integralności treści faktur, Spółka stwierdza, iż to na wystawiającym faktury elektroniczne ciąży obowiązek wyboru właściwych rozwiązań w tym zakresie i ich konsekwentne wykorzystanie. Przyjęte przez Spółkę rozwiązanie daje gwarancję, że możliwości ingerencji w treść dokumentu są ograniczone i monitorowane. A zatem, w ocenie Spółki, zapewnia ono realizację kryteriów wskazanych w powołanym rozporządzeniu.

Odnosząc się do zastosowania szczególnych form znakowania czasem, Spółka stwierdza, że dostawcy rozwiązań z zakresu podpisu elektronicznego oferują zastosowanie do archiwizacji faktur elektronicznych kwalifikowanego znacznika czasu. Zdaniem Wnioskodawcy, zastosowanie tego rozwiązania, w świetle regulacji zawartych w treści rozporządzenia Ministra Finansów, nie jest konieczne. Możliwość znakowania czasem podpisu elektronicznego dopuszcza art. 7 ustawy o podpisie elektronicznym. Zgodnie z tą regulacją znakowanie czasem przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne wywołuje w szczególności skutki prawne daty pewnej w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. Dokonanie danej czynności prawnej z datą pewną uznawane jest za szczególną formę czynności, która może być zastrzeżona pod rygorem nieważności lub dla wywołania określonych skutków prawnych. Obowiązujące przepisy prawa podatkowego, w tym w szczególności ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenie Ministra Finansów nie nakładają na podatników obowiązku wystawiania faktur elektronicznych w szczególnej formie prawnej, w związku z czym należy przyjąć, iż brak jest podstaw, aby nakładać na Spółkę obowiązek posługiwania się kwalifikowanym znacznikiem czasu, zwłaszcza, że biorąc pod uwagę ilość generowanych dokumentów, w przypadku Spółki byłoby to rozwiązanie bardzo kosztowne. Spółka zwraca uwagę na to, iż obarczanie jej obowiązkiem korzystania z kwalifikowanego znacznika czasu byłoby niewątpliwie nakładaniem na nią dodatkowych obciążeń formalnych oraz finansowych, w związku z wystawianiem faktur elektronicznych, co pozostaje w sprzeczności z zasadami prawa wspólnotowego. Spółka wskazuje, iż na brak możliwości obarczania podatników korzystających z faktur elektronicznych dodatkowymi obowiązkami z tego tytułu wskazywały także sądy administracyjne, zwracając uwagę na opinię wyrażoną przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w treści wyroku z dnia 26 stycznia 2009 r. sygn. akt III SA/Wa1870/08. Reasumując, zdaniem Spółki, opisany przez nią schemat wystawiania i archiwizacji faktur jest zgodny z zasadami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów. Z przedstawionych argumentów wynika, iż fakt utraty ważności kwalifikowanego certyfikatu nie ma wpływu na ocenę poprawności faktur wystawionych w okresie, gdy certyfikat ten był aktualny - nie ma tym samym potrzeby podpisywania wystawionych wcześniej (a obecnie jedynie archiwizowanych) faktur przy wykorzystaniu kolejnego (aktualnego) certyfikatu, zatem nie ma potrzeby, aby przy wystawianiu i archiwizacji faktur elektronicznych stosować kwalifikowany znacznik czasu. Przygotowywany przez Spółkę system w pełni zapewniał będzie autentyczność pochodzenia i integralność treści wystawionych i archiwizowanych przez Spółkę faktur.

Ad. 2

Zdaniem Spółki, w początkowym okresie wdrażania systemu bilingowego, z uwagi na przejściowe problemy, jakie mogą ewentualnie wystąpić w związku z funkcjonowaniem oprogramowania, będzie ona uprawniona do wystawiania korekt oraz duplikatów faktur elektronicznych w formie dokumentów papierowych. Powołując się na zapisy § 5 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2004 r. Spółka stoi na stanowisku, iż przejściowe problemy związane z funkcjonowaniem oprogramowania systemu bilingowego, wystąpienia których nie może wykluczyć w początkowym okresie wdrażania systemu, powinny zostać uznane za przeszkody techniczne, o których mowa jest w treści § 5 ust. 2 powołanego rozporządzenia, co w konsekwencji powoduje, iż Spółka będzie uprawniona do wystawiania korekt oraz duplikatów faktur elektronicznych w formie dokumentów papierowych. Spółka podkreśla, że brzmienie § 5 ust. 2 powołanego rozporządzenia nie wskazuje, aby miał on zastosowanie wyłącznie do sytuacji o charakterze nadzwyczajnym lub incydentalnym. Przepis ten nie precyzuje także, czy przyczyna uniemożliwiająca wystawianie faktur korygujących w formie elektronicznej powinna mieć charakter przemijający, czy stały. Nie określa także, co może być uznane za taką sytuację. Jedynie tytułem przykładu wymienia się przypadek cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej. Posłużenie się w powołanym przepisie jedynie przykładem wskazuje, w ocenie Spółki, jednoznacznie, iż ustawodawca liczył się i dopuszczał możliwość wystąpienia innych przeszkód uniemożliwiających wystawianie faktur korygujących, czy duplikatów w formie elektronicznej. Opisaną przez Spółkę sytuację kwalifikować należy właśnie jako przejściową przeszkodę natury technicznej, która, zdaniem Spółki, stanowi dostateczną przesłankę przemawiającą za wystawianiem faktur korygujących i duplikatów w formie papierowej. Spółka zauważa, iż zgodnie z Dyrektywą 2006/112/WE (tytuł XI, rozdział 3) państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w rozdziale 3. Przy tym, stosownie do art. 219 Dyrektywy 112, każdy dokument lub notę, która zmienia fakturę pierwotną i odnosi się do niej w sposób wyraźny i jednoznaczny, uznaje się za fakturę. Państwa członkowskie Wspólnoty Europejskiej, a więc również Polska, jako adresaci norm Dyrektywy nie tylko mogą, ale są obowiązane uznawać za faktury wszelkie dokumenty, w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają określone w niej wymagania. Regulacja ta dotyczy odpowiednio faktur korygujących jako dokumentów odnoszących się do faktur. Tym samym, z punktu widzenia Dyrektywy 112, forma dokumentu, o ile spełnia określone warunki, powinna być obojętna przy uznaniu za fakturę - fakturę korygującą. Jak wskazuje Spółka, przedstawione stawisko znajduje potwierdzenie w pismach organów skarbowych oraz orzeczeniach sądów administracyjnych. Spółka zauważa, iż w szeregu interpretacji, organy skarbowe dokonały wykładni pojęcia przeszkód technicznych, o których mowa jest w § 5 ust. 2 rozporządzenia, przywołując dla przykładu pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Rzeszowie z dnia z dnia 21 maja 2007 r. nr ISII/2-443/33/07 oraz pisma Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 19 lutego 2008 r. nr 1401/PH-l/4407/14-58/07/AŁ/PV-l oraz z dnia 3 marca 2009 r. IPPP1-443-445/07-7/S/JF. Spółka wskazuje, iż kwestia interpretacji pojęcia przeszkód technicznych, o których mowa jest w § 5 ust. 2 rozporządzenia, umożliwiających podatnikowi wystawienia korekt oraz duplikatów faktur w formie dokumentów papierowych była wielokrotnie przedmiotem rozstrzygnięć sądów administracyjnych, przywołując wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 26 stycznia 2009 r. sygn. akt III SA/WA 1870/08 oraz z dnia 27 września 2007 r. sygn. akt III SA/Wa 1054/07 oraz z dnia 3 listopada 2008 r. sygn. akt III SA/Wa 1034/08, Spółka wskazuje, iż z przepisów Dyrektywy 112 wyraźnie wynika, że organ nie może odmówić uznania za fakturę korygującą dokumentu lub noty tylko ze względu na formę, w jakiej została ona wystawiona.

Ad. 3

Zdaniem Wnioskodawcy, ograniczenie ilości faktur dostępnych on-line jest konieczna. Wynika to z charakteru i skali działalności Wnioskodawcy - jako operator sieci telewizji kablowej posiada on znaczną liczbę abonentów, co oznacza, iż zapewnienie dostępu wszystkim abonentom do wszystkich wygenerowanych faktur powodowałoby bardzo duże obciążenie serwerów, co musiałoby skutkować obniżeniem szybkości dostępu do serwera dla wszystkich użytkowników, a więc i obniżeniem jakości usługi dostępu do faktur elektronicznych. W ocenie Wnioskodawcy, takie założenia są poprawne - przeważająca część abonentów to osoby fizyczne, przy ustalaniu okresu, za który abonent ma swobodny dostęp do faktur uwzględnić należy zatem fakt, iż osoby fizyczne korzystać mogą z odliczenia wydatków ponoszonych na dostęp do internetu. Ponieważ rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych powinno nastąpić dnia 30 kwietnia roku następnego, zasadne wydaje się, aby abonent miał swobodny dostęp do faktur roku poprzedniego do końca kwietnia roku bieżącego. Tym samym, maksymalna ilość faktur dostępnych po zalogowaniu się abonenta na jego konto prowadzone na serwerze wnioskodawcy wyniesie 16 (12 z roku ubiegłego i 4 z roku bieżącego), pozostałe faktury przechowywane będą w archiwum Spółki i udostępniane jedynie na żądanie. Wnioskodawca podkreśla, iż każdy abonent będzie także miał możliwość pobierania na bieżąco pliku z fakturą i zapisać go na swoim dysku. Oznacza to, iż archiwizując faktury na bieżąco na swoim komputerze nie będzie miał potrzeby korzystania z archiwum Wnioskodawcy. Alternatywnie, każdy abonent będzie także mógł wystąpić do Wnioskodawcy o udostępnienie archiwizowanych faktur. Tym samym, pomimo zastosowania systemu archiwizacji, abonenci nie zostaną pozbawieni dostępu do faktur.

Ad. 4

Zdaniem Wnioskodawcy, po wdrożeniu systemu faktur elektronicznych będzie on uprawniony, w wyjątkowych okolicznościach, do wystawienia, na wyraźne żądanie abonenta, duplikatu lub korekty faktury elektronicznej w formie dokumentu papierowego (z odpowiednią adnotacją wskazującą na to, iż faktura ta pierwotnie wystawiona była w formie elektronicznej). Jako sytuacja wyjątkowa - uzasadniająca wystawienie duplikatu lub korekty w formie dokumentu papierowego - może być rozumiany przypadek, gdy np. abonent, który uprzednio wyraził zgodę na fakturę elektroniczną, przejściowo nie może korzystać z dostępu do takich faktur, a prawo do otrzymania faktury w formie papierowej wynika z regulaminu obowiązującego u Wnioskodawcy.

Alternatywnie, w opisanej wyżej sytuacji Wnioskodawca zastosować może przepis § 3 ust. 4 rozporządzenia, zgodnie z którym w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury, wystawca faktury traci prawo do wystawiania i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji. W takiej sytuacji, wystawienie korekty bądź duplikatu w formie papierowej nastąpi po przyjęciu oświadczenia abonenta o cofnięciu zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych. Zdaniem Wnioskodawcy, nie ma natomiast formalnych przeciwwskazań, aby po ustąpieniu przeszkód, które skłoniły abonenta do cofnięcia zgody, wyraził on ponownie zgodę na korzystanie z faktur elektronicznych, przepisy nie regulują bowiem tego, ile razy dany abonent może przystępować i wycofywać się z systemu fakturowania w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Regulacje prawne dotyczące sposobów i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej wynikają m.in. z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

Stosownie do zapisów § 2 tego rozporządzenia, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Z treści § 3 ust. 1 tego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej, o czym stanowi § 3 ust. 2. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej przepisy § 4 stosuje się odpowiednio. Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji (§ 3 ust. 3).

Jak stanowi § 4 pkt 1 powołanego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Zgodnie z treścią art. 3 pkt 1 ustawy o podpisie elektronicznym, podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny. Natomiast jak wynika z art. 3 pkt 2 tej ustawy, bezpieczny podpis elektroniczny to podpis elektroniczny, który:

jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego, jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Z powyższego wynika, iż dokumentowanie transakcji w formie elektronicznej musi przebiegać z zachowaniem wymogów określonych w powołanych normach prawnych. Wystawiane, przesyłane, odbierane oraz przechowywane w formie elektronicznej faktury muszą przede wszystkim posiadać gwarancję niekwestionowanej autentyczności pochodzenia tych dokumentów od firmy (osoby), która je wystawiła oraz gwarancję integralności (nienaruszalności) zawartości ich treści. Autentyczność i integralność treści faktury zagwarantowana jest m.in. poprzez opatrzenie jej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego w dniu jej wystawienia kwalifikowanego certyfikatu.

Należy zauważyć, iż obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa nie nakładają na podatników obowiązku powtórnego opatrywania faktur wystawionych wcześniej i opatrzonych ważnym - w dniu wystawienia faktury - podpisem elektronicznym, w przypadku utraty ważności kwalifikowanego certyfikatu. Zatem, w ocenie tut. organu, faktury wystawione w formie elektronicznej przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, złożonego przed upływem jego ważności, nie tracą swej ważności po tym okresie. Należy przy tym zauważyć, że z powołanych norm prawnych nie wynika obowiązek znakowania podpisu elektronicznego czasem.

Powyższe zasady znajdują odzwierciedlenie w regulacjach zawartych w Dyrektywie 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L 347.1 i L 384.92).

Zgodnie z art. 218 Dyrektywy, do celów niniejszej dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale.

W myśl art. 232 Dyrektywy, faktury wystawione zgodnie z przepisami sekcji 2 mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną.

Stosownie do zapisu art. 233 ust. 1 Dyrektywy, państwa członkowskie akceptują faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną, pod warunkiem że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści zagwarantowano przy użyciu jednej z następujących metod:

za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 2 pkt 2) dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych; za pomocą elektronicznej wymiany danych zgodnie z definicją zawartą w art. 2 zalecenia Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994 r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.

Faktury mogą być jednak przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod, z zastrzeżeniem ich akceptacji przez zainteresowane państwo lub państwa członkowskie.

Ponadto, stosownie do zapisu art. 234 Dyrektywy, Państwa członkowskie nie mogą nakładać na podatników dostarczających towary lub świadczących usługi na ich terytorium żadnych innych obowiązków ani formalności związanych z przesyłaniem lub udostępnianiem faktur drogą elektroniczną.

Mając powyższe na uwadze należy zaznaczyć, że zgodnie z cytowanymi przepisami, aby uznać faktury elektroniczne za dokumenty wywołujące skutki prawne, muszą one być akceptowane przez nabywcę, a autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści musi zostać potwierdzona bezpiecznym podpisem elektronicznym zweryfikowanym przez ważny certyfikat kwalifikowany. Zatem treść faktury wysłanej przez nadawcę musi być identyczna z treścią dokumentu otrzymanego przez nabywcę. Jakiekolwiek zmiany ww. dokumentów dopuszczalne są więc jedynie w formie faktury korygującej. Zmiany tych dokumentów dokonane w innej formie, powodujące utratę ich identyczności spowoduje, iż utracą one cechy dokumentu prawnego. Ponadto, ze względu na szczególną formę takiego dokumentowania, faktury elektroniczne mogą być przesyłane na urządzenia odbiorcze klienta, jak również udostępniane odbiorcy poprzez umożliwienie mu samodzielnego pobrania tych dokumentów. Jeżeli zatem strony transakcji, chcąc skorzystać z elektronicznej formy dokumentowania, obustronnie ją akceptują, to obie muszą posiadać urządzenia i oprogramowanie wypełniające zarówno przesłanki wynikające z przepisów powołanego rozporządzenia, jak również przepisy państw członkowskich wydane na bazie Dyrektywy. Przy zachowaniu takich warunków dojdzie do wprowadzenia faktury do obrotu prawnego, co niesie istotne konsekwencje prawne, w szczególności w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego u odbiorcy takiej faktury.

Ze złożonego wniosku wynika, że Spółka zamierza rozpocząć wystawianie faktur w formie elektronicznej. Po otrzymaniu akceptacji od odbiorców świadczonych usług na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, zamierza udostępniać te faktury na serwerze, z którego abonenci, po zalogowaniu, będą mogli pobrać fakturę w dowolnym momencie. Wszystkie faktury będą wystawione przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Odnosząc powyższe do powołanych norm prawnych, należy stwierdzić, iż skoro - jak wskazuje Spółka - planowany system wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej gwarantuje autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, to spełnia wymogi określone przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Fakt utraty ważności przez kwalifikowany certyfikat nie powoduje utraty ważności faktur a także nie skutkuje koniecznością ponownego podpisywania uprzednio wystawionych faktur elektronicznych opatrzonych w dniu wystawienia ważnym certyfikatem kwalifikowanym. Obowiązujące w tym zakresie przepisy nie nakładają na podatników wymogu opatrywania wystawionych faktur elektronicznych znacznikiem czasu.

Trzeba jednak zaznaczyć, iż techniczne rozwiązania gwarantujące spełnienie wymogów autentyczności pochodzenia faktury i integralności danych nie mogą być przedmiotem oceny tut. organu, bowiem postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnej stosownie do treści art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej ogranicza się jedynie do interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Odnosząc się do zagadnienia wystawiania korekt faktur oraz duplikatów faktur w formie papierowej do faktur wystawionych pierwotnie w formie elektronicznej należy stwierdzić, co następuje.

Stosownie do zapisów art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. 4. Natomiast zgodnie z art. 106 ust. 4 ustawy, podatnicy, o których mowa w ust. 1-3, nie mają obowiązku wystawiania faktur, o których mowa w ust. 1 i 2, osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury.

W obecnym stanie prawnym, szczegółowe zasady wystawiania faktur oraz dane, które te faktury powinny zawierać zostały uregulowane w rozdziale 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337).

Zgodnie z § 13 ust 1 powołanego rozporządzenia, w przypadku gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów określonych w art. 29 ust. 4 ustawy, podatnik udzielający rabatu wystawia fakturę korygującą.

Jak wynika z § 13 ust. 2, faktura korygująca powinna zawierać co najmniej:

numer kolejny oraz datę jej wystawienia; dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca: określone w § 5 ust. 1 pkt 1-4, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych rabatem; kwotę i rodzaj udzielonego rabatu; kwotę zmniejszenia podatku należnego.

Przepisy ust. 1 i 2, zgodnie z § 13 ust. 3, stosuje się odpowiednio w przypadku:

zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych, o których mowa w art. 29 ust. 4 ustawy; zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu.

Przepisy § 5 ust. 5-7 i § 7 stosuje się odpowiednio do faktur korygujących (§ 13 ust. 4).

Faktury korygujące powinny zawierać wyraz "KOREKTA" albo wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" (§ 13 ust. 5).

Natomiast stosownie do zapisu § 14 ust. 1 tego rozporządzenia, fakturę korygującą wystawia się również, gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

W myśl § 14 ust. 2, faktura korygująca dotycząca podwyższenia ceny powinna zawierać co najmniej:

numer kolejny oraz datę jej wystawienia; dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca: określone w § 5 ust. 1 pkt 1-4, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych podwyżką ceny; kwotę podwyższenia ceny bez podatku; kwotę podwyższenia podatku należnego.

Stosownie do § 14 ust. 3, faktura korygująca wystawiana w przypadku pomyłek, o których mowa w ust. 1, zawiera dane określone w ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a, kwoty podane w omyłkowej wysokości oraz kwoty w wysokości prawidłowej.

Jak wynika z § 14 ust. 4, przepisy § 5 ust. 5-7, § 7 i § 13 ust. 5 stosuje się odpowiednio do faktur korygujących.

Zgodnie z § 19 ust. 1 powołanego rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA" (art. 19 ust. 2).

Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących wystawianych w formie elektronicznej (art. 19 ust. 3).

Jak wynika z zapisu art. 19 ust. 5 w przypadku faktur i faktur korygujących wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej, duplikat faktury i faktury korygujące sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Natomiast zasady wystawiania duplikatów faktur lub faktur korygujących regulują zapisy § 20 ust. 1-5. Stosownie do ust. 1 tego przepisu, jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej (§ 20 ust. 2). Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia, o czym mówi § 20 ust. 3. Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca (§ 20 ust. 4). Natomiast stosownie do treści § 20 ust. 5, w przypadku faktur i faktur korygujących wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej duplikat faktury i faktury korygującej sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Duplikat nie jest kopią faktury znajdującej się w posiadaniu wystawcy. To odrębny rodzaj faktury wystawiony ponownie przez sprzedawcę zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury. Duplikat powinien być dokładnym odzwierciedleniem dokumentu pierwotnego, którego dotyczy. Powinien on być więc wystawiany także wedle przepisów, które obowiązywały w dacie wystawienia dokumentu pierwotnego.

Jak wynika z § 21 ust. 1 powołanego rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 21 ust. 2).

Zgodnie z § 21 ust. 3, przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Powyższe zasady dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej, jak i elektronicznej. Trzeba jednak podkreślić, iż wystawiając faktury w formie elektronicznej należy spełnić dodatkowe wymagania wynikające z powołanego już wcześniej § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Ponadto, z treści § 5 ust. 1 tego rozporządzenia wynika, że faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie.

Natomiast zgodnie z treścią § 5 ust. 2 rozporządzenia, w przypadkach, gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesyłanie dokumentu, o którym mowa w ust. 1, w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Analiza powyższych przepisów prowadzi do stwierdzenia, iż obowiązuje generalna zasada, zgodnie z którą do faktur wystawionych w formie elektronicznej, korekty tych faktur lub ewentualne duplikaty wystawia się również w tej samej formie. Jednakże w sytuacji, gdy system informatyczny używany przez podatnika uniemożliwia mu wystawianie i przesyłanie duplikatów lub faktur korygujących w formie elektronicznej, podatnik może wystawić duplikat lub korektę faktury w formie papierowej, pomimo iż pierwotne dokumenty wystawiono w formie elektronicznej.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż ostateczna funkcjonalność systemu może zostać oceniona dopiero po jego wdrożeniu. Z uwagi na to, że w początkowym okresie wystąpić mogą pewne błędy może się zdarzyć, iż przez czas niezbędny do ich usunięcia, system nie będzie w pełni funkcjonalny. Wnioskodawca bierze pod uwagę zwłaszcza brak możliwości wystawiania oraz przesyłania korekt i duplikatów faktur elektronicznych w takiej samej formie w jakiej przygotowane zostały oryginalne dokumenty. W związku z tym, Spółka dopuszcza taką ewentualność, że na początkowym etapie funkcjonowania systemu, korekty oraz duplikaty faktur elektronicznych będą musiały być wystawiane w formie dokumentów papierowych.

Odnosząc powyższe do obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa należy stwierdzić, iż ewentualne błędy uniemożliwiające wystawianie i przesyłanie duplikatów lub korekt faktur w formie elektronicznej, stanowią przeszkody techniczne, o których mowa w § 5 ust. 2 rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Tym samym tutejszy organ podziela stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym, do czasu usunięcia ewentualnych błędów systemu, Wnioskodawca może w formie papierowej wystawiać duplikaty i korekty faktur do dokumentów wystawionych pierwotnie w formie elektronicznej.

Odnosząc się natomiast do przedstawionej we wniosku sytuacji, gdy z uwagi np. na przejściowe problemy z dostępem do usług elektronicznych przez odbiorcę faktur należy stwierdzić, iż nie można utożsamiać takich okoliczności z przypadkami przeszkód formalnych lub technicznych uniemożliwiających wystawianie i przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej, o których mowa w cytowanym wcześniej § 5 ust. 2 powołanego rozporządzenia. Tutejszy organ podziela w tej kwestii stanowisko Wnioskodawcy, z którego wynika, iż w takiej sytuacji Wnioskodawca winien otrzymać od odbiorcy faktur oświadczenie o cofnięciu akceptacji dotyczącej wystawiania faktur w formie elektronicznej. W takim przypadku, od następnego dnia po powzięciu powyższej informacji, Wnioskodawca, tracąc prawo do wystawiania danemu odbiorcy faktur w formie elektronicznej winien wystawiać odpowiednie dokumenty w formie papierowej.

Należy zauważyć, iż obowiązujące przepisy prawa nie określają dopuszczalnej ilości udzielanych i cofanych akceptacji danego kontrahenta w zakresie dokumentowania transakcji fakturami elektronicznymi. Akceptacja (bądź jej wycofanie), o której mowa w cytowanym § 3 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej (.), jest wyrażeniem woli odbiorcy umożliwiającym podatnikowi dokumentowanie świadczonych usług w określonej formie i nie jest w zakresie ilościowym ograniczone żadnymi normami prawnymi.

Powołany przepis § 5 ust. 2 dopuszcza możliwość wystawiania duplikatów faktur i korekt faktur elektronicznych w formie papierowej w przypadku przeszkód technicznych uniemożliwiających wystawianie i przesyłanie faktur, czyli występujących po stronie wystawcy. Powołany przepis nie przewiduje takich okoliczności po stronie odbiorcy faktur. W przypadku bowiem, gdy u odbiorcy występują np. trudności z dostępem do usług elektronicznych, winien on wycofać uprzednio udzieloną akceptację na dokonywanie rozliczeń w formie elektronicznej. Dopiero wówczas zostanie spełniona przesłanka przeszkody formalnej, o której mowa w cytowanym § 5 ust. 2 rozporządzenia.

Mając powyższe na uwadze, stanowisko Wnioskodawcy, z którego wynika, iż w sytuacji gdy po wdrożeniu systemu faktur elektronicznych abonent nie może korzystać z dostępu do takich faktur (także przejściowo), będzie on uprawniony do wystawienia, na wyraźne żądanie abonenta, duplikatu lub korekty faktury elektronicznej w formie dokumentu papierowego, bez uprzedniego wycofania akceptacji, o której mowa w § 3 rozporządzenia, uznaje się za nieprawidłowe.

Nadmienia się, iż w niniejszej interpretacji nie dokonano oceny zasadności wystawiania duplikatów lub korekt faktur, gdyż nie było to przedmiotem żądania zawartego w złożonym wniosku.

Odnosząc się do zagadnienia związanego z przechowywaniem i udostępnianiem bezpośredniego i stałego dostępu abonenta do faktur elektronicznych po zalogowaniu na serwer Spółki należy stwierdzić, co następuje.

W myśl § 6 ust. 1 rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Zgodnie z § 6 ust. 2 powołanego rozporządzenia, wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej faktury mogą być przechowywane na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę - również o nazwie tego podmiotu). Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

Z zapisu § 6 ust. 3 wynika natomiast, że warunek poinformowania naczelnika urzędu skarbowego, o którym mowa w ust. 2, nie dotyczy podmiotów niebędących podatnikami.

Jak wynika z § 6 ust. 4 tego rozporządzenia, zmiany dotyczące miejsca przechowywania faktur w formie elektronicznej, o których mowa w ust. 2, mogą być dokonywane pod warunkiem poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany.

Zgodnie z § 6 ust. 5, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Stosownie do treści § 6 ust. 6 rozporządzenia, dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Z powołanych przepisów wynika, iż zarówno wystawca, jak i odbiorca faktur wystawianych w formie elektronicznej obowiązani są przechowywać je w niezmienionym formacie w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Ponadto należy podkreślić, iż stosownie do cytowanego wcześniej § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur (.) faktury elektroniczne (także faktury korygujące oraz duplikaty faktur) należy przechowywać w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Należy również mieć na uwadze zapis art. 275 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym, jeżeli ze złożonej deklaracji wynika, że podatnik skorzystał z przysługujących mu ulg podatkowych, organ podatkowy może zwrócić się do niego o okazanie dokumentów lub o złożenie fotokopii dokumentów, których posiadania przez podatnika, w określonym czasie, wymaga przepis prawa.

Ze złożonego wniosku wynika, iż Wnioskodawca zamierza umożliwiać abonentom na bieżąco swobodny dostęp do faktur roku poprzedniego do końca kwietnia roku bieżącego. Tym samym, maksymalna ilość faktur dostępnych po zalogowaniu się abonenta na jego konto prowadzone na serwerze wnioskodawcy wyniesie 16 (12 z roku ubiegłego 4 z roku bieżącego), pozostałe faktury przechowywane będą w archiwum Spółki i udostępniane na żądanie. Wnioskodawca podkreśla, iż każdy abonent będzie także miał możliwość pobierania na bieżąco pliku z fakturą i zapisać go na swoim dysku. Oznacza to, iż archiwizując faktury na bieżąco na swoim komputerze nie będzie miał potrzeby korzystania z archiwum Wnioskodawcy. Każdy abonent będzie także mógł wystąpić do Wnioskodawcy o udostępnienie archiwizowanych faktur. Tym samym, pomimo zastosowania systemu archiwizacji, abonenci nie zostaną pozbawieni dostępu do faktur.

Powołane przepisy nie wskazują wprost czasookresu, w jakim wystawca faktur winien w sposób nieograniczony udostępniać kontrahentom bezpośredni dostęp do wystawionych dokumentów.

Planowane przez Spółkę ograniczenie bezpośredniego dostępu do 16 wystawionych faktur ma na celu, jak wskazano we wniosku, zapewnienie płynnej przepustowości łącza internetowego, co zapobiegać ma obciążaniu serwerów skutkującym obniżeniem szybkości dostępu dla wszystkich użytkowników i jakości świadczonych usług.

Mając powyższe na uwadze w odniesieniu do przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, przy założeniu, że abonenci będą mieli nieograniczony, bieżący dostęp do faktur z możliwością ich archiwizacji, opisany przez Wnioskodawcę sposób udostępniania faktur elektronicznych nie narusza obowiązujących w tym zakresie obowiązujących norm prawnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu datowania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 wymienionej ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 powołanej ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 powołanej ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.

Słowa kluczowe: duplikat faktury, faktura elektroniczna, faktura korygująca, przechowywanie dokumentów

Data aktualizacji: 13/01/2013 18:00:01

Wystawianie przez Wnioskodawcę faktur korygujących w formie papierowej w stosunku do faktu...

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 2 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Czy Wnioskodawca może uznać za koszt podatkowy fakturę za studia prawnicze, na które uczęs...

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 2 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Jaki jest moment powstania obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług z tytułu imp...

Z wniosku Strony wynika, że Spółka prowadzi działalność polegającą min. na produkcji ceramicznych wyrobów sanitarnych. Spółka jest w trakcie rozbudowy fabryki i będzie korzystała z usług firm międzynarodowych, co spowoduje wystąpienie obowiązku...

Czy Gmina ma możliwość odliczenia podatku VAT naliczonego w otrzymanych fakturach za usług...

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Faktury elektroniczne - proces przesyłania faktur

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (t. j. z 2005 roku Dz. U. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Polecamy ciekawe artykuły do przeczytania

Wystawianie faktur online Rozliczenie faktur korygujących zwiększających podstawę opodatkowania i podatek należny Czy cesja praw do rachunku na rzecz syna będzie traktowana (i opodatkowana), czy też nie opodatkowana, gdyż przeznaczona na cele mieszkaniowe?Odliczenie podatku VAT w kwocie wskazanej na fakturze (przeliczonej z EURO na PLN) przez dostawcę zarejestrowanego w Polsce jako podatnik VAT Prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z naprawami powypadkowymi autobusów

Zamknij

Ta strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z polityką cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce, kliknij tutaj aby dowiedzieć się więcej.