Facebook Google+ Twitter Instagram Pinterest YouTube Skype Kontakt
Zaloguj się lub zarejestruj konto
Włącz wersję mobilną
Wystaw fakturęFakturyKlienciProduktyKontoAktualnościOpiniePomocKontakt

Podatek od towarów i usług w zakresie prawidłowości wystawiania i przesyłania faktur za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, reprezentowanej przez Pełnomocnika przedstawione we wniosku z dnia 1 lipca 2010 r. (data wpływu 5 lipca 2010 r.) uzupełnionym pismem z dnia 4 sierpnia (data wpływu 9 sierpnia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości wystawiania i przesyłania faktur za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 5 lipca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości wystawiania i przesyłania faktur za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 4 sierpnia 2010 r. (data wpływu 9 sierpnia 2010 r.) zawierającym nowe pytanie podatkowe oraz własne stanowisko w zakresie zadanego pytania wraz z dowodem wniesienia dodatkowej opłaty.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej: Spółka) jest producentem kabli i przewodów drutowych dla przemysłu samochodowego. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonuje czynności opodatkowanych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), dokumentowanych za pomocą faktur VAT, o których mowa w art. 106 ust 1 ustawy o VAT. Jednocześnie dokonuje zakupów towarów i usług, na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, z tytułu których otrzymuje od swych kontrahentów faktury VAT. Spółka jest podatnikiem VAT czynnym. Wystawia faktury VAT (oryginały oraz kopie) przy pomocy informatycznego systemu finansowo-księgowego (dalej: System), umożliwiającego dokonanie w pierwszej kolejności zapisu wystawionych w ten sposób faktur VAT na serwerze Spółki, a następnie również ich wydrukowanie. Zainteresowany zaznacza, iż poprzez dokonanie zapisu faktur VAT na serwerze, w każdej chwili możliwe jest nie tylko ich wydrukowanie, ale również dostarczenie ich do odbiorców za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF jako załączników do wiadomości e-mail. Jako że wystawiona w systemie faktura VAT, po jej zapisie w formacie PDF, nie podlega modyfikacjom, zapewniona jest tożsamość dokumentu wydrukowanego i zapisanego na serwerze Spółki.

Obecnie Wnioskodawca, w celu dostarczenia faktur do odbiorców, po ich wystawieniu, tj. po ich utworzeniu w systemie i zapisaniu na serwerze, dokonuje ich wydruku i przesyła je do danego adresata, korzystając z usług Poczty Polskiej, firmy kurierskiej, bądź poprzez bezpośrednie doręczenie jej danemu kontrahentowi za pośrednictwem pracownika. Spółka rozważa jednak przesyłanie faktur wystawionych w sposób opisany powyżej za pośrednictwem poczty elektronicznej jako pliki w formacie PDF.

Wystawiane przez Spółkę faktury VAT (zarówno te przesyłane pocztą tradycyjną, jak i pocztą elektroniczną) zawierają wszystkie elementy przewidziane w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (dalej: Rozporządzenie o wystawianiu faktur), w tym oznaczenia ORYGINAŁ bądź KOPIA.

Zainteresowany podkreśla, iż nie wystawia faktur elektronicznych, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (dalej: Rozporządzenie o fakturach elektronicznych).

Jednocześnie Spółka, jako nabywca towarów i usług od swych kontrahentów rozważa uzgodnienie z dostawcami, iż wystawiane przez nich faktury VAT będą przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, w postaci pliku zapisanego w formacie PDF, stanowiącego załącznik do wiadomości e-mail. Faktury te nie będą opatrzone podpisem elektronicznym ani przesyłane poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI). Faktury te, natychmiast po ich otrzymaniu, będą przez Wnioskodawcę drukowane i przechowywane w formie papierowej w jego dokumentacji - zgodnie z § 21 ust. 2 Rozporządzenia o wystawianiu faktur - w podziale na okresy oraz w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Spółka zaznacza, iż otrzymywane w tej formie faktury VAT, zawierają wszystkie elementy przewidziane w § 5 Rozporządzenia o wystawianiu faktur, w tym oznaczenie ORYGINAŁ. Podkreślenia wymaga przy tym fakt, iż faktury, przesyłane w ten sposób Zainteresowanemu, nie są fakturami elektronicznymi, o których mowa w Rozporządzeniu o fakturach elektronicznych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy faktury zawierające wszystkie elementy wynikające z § 5 Rozporządzenia o wystawianiu faktur, wygenerowane przez Spółkę w systemie informatycznym, zapisane na serwerze, a następnie wysłane za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF należy uznać za prawidłowo wystawione w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy o VAT i przepisów wykonawczych do tej ustawy.

Zdaniem Wnioskodawcy, w omawianym przypadku, faktury zawierające wszystkie elementy wynikające z § 5 Rozporządzenia o wystawianiu faktur wygenerowane przez niego w systemie informatycznym, zapisane na serwerze a następnie wysłane za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF należy uznać za prawidłowo wystawione w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy o VAT i przepisów wykonawczych do tej ustawy.

Spółka pragnie zwrócić uwagę, iż zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonanie sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (.).

Ponadto, na gruncie 19 ust. 1 Rozporządzenia o wystawianiu faktur, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Spółka zauważa, iż powyższe regulacje posługują się wprawdzie pojęciem wystawienia faktury VAT, jednakże nie definiują tej czynności. Z ich treści nie wynika też w żaden sposób, by wystawienie faktury było zależne od sporządzenia jej na ściśle określonym nośniku.

Zdaniem Spółki, sam nośnik ma znaczenie wyłącznie dla spełnienia obowiązku dostarczenia faktury do nabywcy towaru czy usługi, czyli stanowi odrębną czynność następującą już po jej wystawieniu, mającą charakter wyłącznie techniczny i wtórny do samego wystawienia faktury.

Spółka pragnie zwrócić uwagę, iż to na etapie sporządzania faktury w Systemie następuje określenie wszystkich najistotniejszych elementów, jakie kształtują prawno-podatkowy stan faktyczny dokumentowanej transakcji, takich jak:określenie przedmiotu transakcji, ustalenie ilości towaru i ceny sprzedawanego towaru czy usługi, określenie stawki i kalkulacja kwoty VAT należnego, określenie daty wystawienia faktury.Zdaniem Spółki, o wystawieniu faktury można więc mówić po wprowadzeniu wszystkich tych elementów do Systemu i wygenerowaniu zapisu, zawierającego ostateczną treść faktury dokumentującej daną transakcję. Następujące po wystawieniu faktury umieszczenie jej na odpowiednim nośniku, jest natomiast odrębną czynnością, mającą znaczenie wyłącznie dla spełnienia obowiązku dostarczenia jej do odbiorcy. W celu przesłania faktury do nabywcy, jej wystawca jest bowiem zobowiązany do:wydrukowania wystawionej faktury, tj. umieszczenia jej treści na nośniku papierowym - w przypadku gdy zamierza dostarczyć fakturę do nabywcy za pośrednictwem poczty, firmy kurierskiej lub bezpośredniego doręczenia przez pracownika, bądźwygenerowania jej w formie pliku, przykładowo w formacie PDF - w przypadku gdy zamierza dostarczyć fakturę do nabywcy za pośrednictwem poczty elektronicznej, jako załącznik do wiadomości e-mail.Zdaniem Spółki, pod pojęciem wystawienia faktury należy rozumieć wyłącznie jej sporządzenie. Nie obejmuje ono swym zakresem czynności dostarczenia/przesłania faktury do nabywcy. Przeczy temu bowiem zasada racjonalności ustawodawcy, który tworząc prawo, formułuje treść przepisów w sposób jednoznaczny. Gdyby bowiem zamiarem prawodawcy było interpretowanie obowiązku wystawienia faktury, o którym mowa w art. 106 ust, 1 ustawy o VAT, jako obejmującego swym zakresem również jej dostarczenie, zdaniem Spółki zostałoby to wyraźnie wskazane w treści tego przepisu.

Spółka pragnie zwrócić uwagę, iż powyższe stanowisko zostało potwierdzone w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. o sygn. I FSK 1169/08, w którym Naczelny Sąd Administracyjny (dalej: NSA) przyznał. iż nieuprawnione jest utożsamianie czynności i faktury. Są to dwie odrębne czynności. Tym samym, zdaniem Spółki nie powinno się utożsamiać czynności wystawienia faktury z jej wydrukiem, który może być istotny wyłącznie dla faktu dostarczenia tego dokumentu do odbiorcy. Powyższy pogląd znajduje również potwierdzenie w wyroku NSA z dnia 20 maja 2010 r. o sygn. I FSK 1464/09, w którym Sąd, odnosząc się do sporu w zakresie tego, czy użyte przez prawodawcę pojęcie wystawienia faktury oznacza jej sporządzenie, czy też obejmuje łącznie proces sporządzenia faktury i jej doręczenia nabywcy, jednoznacznie opowiedział się za pierwszą możliwością.

Ponadto, na podstawie analizy Rozporządzenia o wystawianiu faktur, Spółka stwierdza, iż żaden jego przepis nie zawiera wymogu, aby dla wystawienia faktury konieczne było jej wydrukowanie, bądź wypisanie na dokumencie papierowym. W konsekwencji, Spółka stoi na stanowisku, iż poprzez wprowadzenie do Systemu określonych danych i ostateczne ich zapisanie na serwerze dokonuje ona wystawienia faktury, o którym mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT.

W odniesieniu do powyższego, Spółka pragnie również zauważyć, iż ze względu na zniesienie wymogu umieszczania podpisu wystawcy na fakturze VAT, brak jest różnic w treści faktury zapisanej w formacie PDF jak i w postaci jej wydruku. Obie formy tego dokumentu, co do swej zawartości są identyczne, a jedyną różnicą jest nośnik na jakim są umieszczone.

Z punktu widzenia nabywców, w sytuacji gdy faktury zwyczajowo generowane są przez systemy finansowo-księgowe, a nie w formie ręcznego wypisania i nie zawierają podpisu wystawcy, nie ma znaczenia czy wystawca wydrukuje fakturę po jej wystawieniu i prześle pocztą czy wyłącznie zapisze ją na swym serwerze i następnie prześle ją do nabywcy pocztą elektroniczną a wydruk dokonany zostanie przez nabywcę w jego siedzibie. W obu przypadkach nabywcy otrzymują bowiem ten sam dokument, tj. fakturę, o której mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, której istotą jest jej treść. Zdaniem Spółki, nie sposób też twierdzić, że fakturę zapisaną w formacie PDF cechuje mniejsza moc dowodowa w porównaniu do faktury wydrukowanej, bowiem są to te same dokumenty, które też w równym stopniu narażone są na ryzyko ich sfałszowania.

Również z punktu widzenia funkcji kontrolnej, jaką powinna spełniać wystawiona faktura, bez znaczenia jest forma nośnika, na której jest umieszczona, skoro w każdej chwili możliwe jest otrzymanie jej treści w formie wydrukowanej.

Jednocześnie Spółka podkreśla, iż wystawiane przez nią faktury nie są fakturami elektronicznymi, do których stosuje się przepisy Rozporządzenia o fakturach elektronicznych. Regulacje te odnoszą się bowiem do takich faktur, które poza tym, że są wystawiane przy pomocy informatycznego systemu finansowo-księgowego, są również przesyłane, przechowywane i udostępniane w postaci elektronicznej, ą więc do takich, które istnieją tylko i wyłącznie jako zapisy elektroniczne i nigdy nie przybierają postaci papierowych wydruków. Jako że w analizowanym przypadku, Spółka sporządza kopie faktur wysłanych w formacie PDF w formie papierowej, kontrahenci Spółki muszą dla skorzystania z prawa do odliczenia przechowywać otrzymane faktury w postaci wydrukowanej (a więc faktury te w każdym przypadku będą miały formę papierową), odnoszenie się w tym przypadku do przepisów przedmiotowego rozporządzenia nie znajduje uzasadnienia.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, w przypadku sporządzania faktur przy pomocy Systemu, przez wystawienie faktury VAT, o którym mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, należy rozumieć utworzenie w Systemie jej zapisu, zawierającego wszystkie, wymagane przepisami, elementy faktury w sposób umożliwiający następnie ujęcie danej faktury w rejestrze VAT. Tak rozumiane wystawienie faktury wywołuje skutki prawne poprzez wprowadzenie jej do obrotu prawnego, co może nastąpić poprzez jej wydrukowanie i wysyłkę pocztą lub kurierem albo poprzez dostarczenie jej nabywcy za pomocą poczty elektronicznej.

Jak Spółka wskazywała powyżej, zarówno przepisy ustawy o VAT, jak Rozporządzenia o wystawianiu faktur, nie odnoszą się do kwestii formy w jakiej sprzedawca powinien doręczyć fakturę nabywcy towaru czy usługi. Regulacje w tym zakresie wskazują wyłącznie na obowiązek wystawienia faktury przez dostawcę i jej przekazania nabywcy. Jak wynika bowiem z § 19 ust. 1 Rozporządzenia o wystawianiu faktur, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Żaden przepis ponadto, nie precyzuje w jakiej formie nabywca ma otrzymać oryginał faktury.

Jak wskazano w opisie sprawy, Spółka wystawia każdą fakturę w dwóch egzemplarzach, stosując odpowiednio oznaczenia ORYGINAŁ oraz KOPIA i pierwszy z tych egzemplarzy (tj. faktura z oznaczeniem ORYGINAŁ) przesyłany jest do nabywcy. W związku z tym, Spółka stwierdza, iż bez względu na fakt, czy dokonuje ona standardowego przesłania wydrukowanej faktury za pośrednictwem poczty, firmy kurierskiej lub osobistego doręczenia przez pracownika, czy zaś przesyła ten sam egzemplarz (zawierający oznaczenie ORYGINAŁ) do nabywcy za pośrednictwem poczty elektronicznej, powyżej cytowany przepis pozostaje spełniony. W obu przypadkach bowiem nabywca otrzymuje oryginał faktury.

Zdaniem Spółki, z uwagi na brak ograniczeń w zakresie wyboru przez sprzedawcę formy dostarczenia faktury do odbiorcy, należy uznać, iż ustawodawca dopuszcza możliwość przesyłania oryginałów faktur, niebędących fakturami elektronicznymi w rozumieniu przepisów Rozporządzenia o fakturach elektronicznych w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Spółka pragnie zwrócić uwagę, iż dotychczas stosowany powszechnie i akceptowany przez organy podatkowe sposób przesyłania faktur za pośrednictwem poczty czy firmy kurierskiej, ugruntował się wówczas, gdy nie istniały inne możliwości dostarczania faktur. W związku ze zmianą realiów gospodarczych, w kontekście przede wszystkim upowszechnienia w korzystaniu z Internetu przez podmioty gospodarcze, zasadne jest umożliwienie zastosowania w praktyce powszechnie dostępnych obecnie rozwiązań, również w odniesieniu do obowiązku doręczania faktur nabywcom. Za podejściem takim przemawia przede wszystkim brak wprowadzenia przez ustawodawcę jakichkolwiek ograniczeń w tym zakresie. Zdaniem Spółki, należy uznać, iż ustawodawca właśnie ze względu na zmieniające się realia gospodarcze nie ustanowił jednego możliwego w praktyce kanału dystrybucyjnego dla faktur. Skoro więc przepisy nie wskazują, iż jedynym możliwym sposobem dostarczenia faktury do nabywcy jest standardowy przesył za pośrednictwem poczty bądź firmy kurierskiej czy osobistego przekazania przez pracownika, Spółka uważa, iż przyjęta przez nią praktyka przesyłania faktur z oznaczeniem ORYGINAŁ w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej jest właściwa.

Jako że, jak już Spółka wskazywała powyżej, obecnie nie istnieje obowiązek podpisywania faktur, nie ma przeciwwskazań by wysyłać kontrahentom faktury w takiej samej formie w jakiej zostały one wystawione za pośrednictwem poczty elektronicznej w miejsce poczty tradycyjnej.

Spółka pragnie zwrócić uwagę, iż taka forma przekazania faktury nabywcy niewątpliwe ułatwia wypełnienie obowiązków związanych z dokumentowaniem transakcji, wpływając na skrócenie czasu oczekiwania na wpływ faktury u nabywcy, w praktyce jest więc rozwiązaniem bardziej efektywnym niż korzystanie z usług poczty czy firmy kurierskiej. Stosowanie jej nie tylko przyspiesza proces informowania kontrahenta o wartości transakcji, co jest istotnym celem dostarczania faktur do nabywców, lecz również zapobiega ewentualnemu zniszczeniu czy zagubieniu tego dokumentu w trakcie jego przesyłu. Rozwiązanie to ponadto pozwała wystawcy na monitorowanie (bez dodatkowych kosztów) momentu odbioru faktury przez nabywcę co może mieć istotne znaczenie dla późniejszej weryfikacji dokonania przez niego zapłaty kwoty wynikającej z tej faktury w terminie płatności, w przypadkach gdy termin ten jest uzależniony od daty otrzymania faktury. Nabywca otrzymując fakturę w formie załącznika do wiadomości e-mail, nie jest w stanie zmienić faktycznej daty otrzymania faktury, pieczętując ją w innym dniu, bowiem każda wiadomość przesłana drogą elektroniczną oznaczona jest datą i godziną jej otrzymania.

Ponadto zdaniem Spółki, istotne jest, że otrzymaną w taki sposób fakturę, w celu skorzystania z prawa do odliczenia, nabywca drukuje natychmiast po jej otrzymaniu. Tym samym, należy uznać, iż funkcja kontrolna faktury przesłanej we wskazany powyżej sposób jest zachowana. Skoro więc taka forma przekazu faktury pozwala na spełnienie jej podstawowych funkcji i co więcej jest bardziej efektywna w praktyce, zdaniem Spółki powinna zostać uznana za właściwą.

Powyższe stanowisko znajduje jednoznaczne potwierdzenie w wyroku NSA z dnia 20 maja 2010 r. o sygn. I FSK 1464/09, w którym Sąd w ustnym uzasadnieniu potwierdził, iż podatnicy powinni mieć zagwarantowaną w prawodawstwie krajowym możliwość sporządzania jak również przesyłania faktur w formie elektronicznej. Taki wniosek NSA jest przede wszystkim wynikiem analizy zasady proporcjonalności VAT, zgodnie z którą nakładane na podatników obowiązki związane z wystawianiem i przesyłaniem faktur VAT nie powinny skutkować nadmiernymi obciążeniami formalnymi. W ustnym uzasadnieniu tego wyroku, Sąd wskazał ponadto, iż w odniesieniu do sytuacji, gdy faktury wystawia się oraz przesyła w formie elektronicznej, lecz przechowywane są one w formie papierowej nie znajdują zastosowania przepisy Rozporządzenia o fakturach elektronicznych. Ostatecznie Sąd uznał, iż dopuszczalne jest przesyłanie faktur drogą elektroniczną, bez zachowania wymogów przewidzianych dla faktur elektronicznych.

Mając na uwadze powyższe, Spółka stwierdza, iż rozważana przez nią praktyka przesyłania nabywcom faktur zapisanych w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej nie narusza określonych przepisami obowiązków w zakresie wystawiania i doręczania faktur VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (.).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.Wskazać należy, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawianych faktur, tzw. papierową i elektroniczną.

I tak, na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym art. 106 ustawy, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami FAKTURA VAT.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz KOPIA (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - § 21 ust. 1 rozporządzenia.

W myśl art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

§ 21 ust. 3 rozporządzenia stanowi, iż przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Natomiast, regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119) - wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i ust. 11 ustawy.

Stosownie do § 2 cyt. rozporządzenia, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W myśl § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruk, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Zgodnie z ust. 5 i 6 tego paragrafu, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępnianie organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Podkreślić należy, iż stosownie do § 3 ust.1 powyższego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej akceptacją.

Faktury - na mocy § 4 cyt. rozporządzenia - mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.3), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lubpoprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych4, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.Tut. Organ zwraca uwagę, iż w Dyrektywie 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347 str. 1 ze zm.), zwaną dalej Dyrektywą, została jasno określona forma w jakiej faktura ma być wystawiona (papierowa, czy też elektroniczna).

I tak, zgodnie z art. 218 Dyrektywy, do celów niniejszej dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (tj. w rozdziale 3 Fakturowanie).

W myśl art. 232 Dyrektywy, faktury wystawione zgodnie z przepisami sekcji 2 mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną.

Natomiast, stosownie do art. 233 ust. 1 Dyrektywy, państwa członkowskie akceptują faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną, pod warunkiem że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści zagwarantowano przy użyciu jednej z następujących metod:za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 2 pkt 2) dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych; za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 zalecenia Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994 r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.Faktury mogą być jednak przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod, z zastrzeżeniem ich akceptacji przez zainteresowane państwo lub państwa członkowskie (akapit drugi ww. przepisu).

W odniesieniu do ww. obu rodzajów faktur Dyrektywa określa w sposób niebudzący wątpliwości, że faktura wystawiona w formie papierowej winna zostać przesłana w tej samej formie, tj. w formie papierowej. W odniesieniu do faktury wystawionej w formie papierowej Dyrektywa nie przewiduje takiej możliwości aby była ona udostępniana w innej formie niż papierowa, podczas gdy faktura wystawiona elektronicznie (zdematerializowana) może zostać nie tylko przesłana elektronicznie lecz również udostępniona drogą elektroniczną, pod warunkiem jednakże uprzedniej akceptacji odbiorcy oraz pod warunkiem, że autentyczność pochodzenia tych faktur i integralność ich treści zostanie zagwarantowana w sposób określony w art. 233 ust. 1 Dyrektywy.

Wprawdzie art. 233 ust. 1 akapit drugi Dyrektywy przewiduje możliwość przesyłania, a także udostępniania faktur drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod niż wskazane w tym artykule, jednakże pozostawia tę kwestię uznaniu państw członkowskich.

Zatem, z przytoczonych przepisów jednoznacznie wynika, iż w polskim porządku prawnym faktura może być wystawiona i przesłana jedynie w formie papierowej - czyli wystawca faktury winien sporządzić ją w formie papierowej i w takiej też formie dostarczyć ją kontrahentowi - bądź w formie elektronicznej, lecz jedynie przy zachowaniu ww. metod, gdyż przepisy krajowe nie przewidują innego sposobu wystawiania oraz przesyłania faktur.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca wystawia faktury VAT (oryginały oraz kopie) przy pomocy informatycznego systemu finansowo-księgowego (dalej: System), umożliwiającego dokonanie w pierwszej kolejności zapisu wystawionych w ten sposób faktur VAT na jego serwerze, a następnie również ich wydrukowanie. Zainteresowany zaznacza, iż poprzez dokonanie zapisu faktur VAT na serwerze, w każdej chwili możliwe jest nie tylko ich wydrukowanie, ale również dostarczenie ich do odbiorców za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF jako załączników do wiadomości e-mail. Jako że wystawiona w Systemie faktura VAT, po jej zapisie w formacie PDF, nie podlega modyfikacjom, zapewniona jest tożsamość dokumentu wydrukowanego i zapisanego na serwerze Spółki.

Obecnie Wnioskodawca, w celu dostarczenia faktur do odbiorców, po ich wystawieniu, tj. po ich utworzeniu w Systemie i zapisaniu na serwerze, dokonuje ich wydruku i przesyła je do danego adresata, korzystając z usług Poczty Polskiej, firmy kurierskiej, bądź poprzez bezpośrednie doręczenie jej danemu kontrahentowi za pośrednictwem pracownika. Spółka rozważa jednak przesyłanie faktur wystawionych w sposób opisany powyżej za pośrednictwem poczty elektronicznej jako pliki w formacie PDF.

Wystawiane przez Spółkę faktury VAT (zarówno te przesyłane pocztą tradycyjną, jak i pocztą elektroniczną) zawierają wszystkie elementy przewidziane w § 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, w tym oznaczenia ORYGINAŁ bądź KOPIA.

Zainteresowany podkreśla, iż nie wystawia faktur elektronicznych, o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (dalej: Rozporządzenie o fakturach elektronicznych).

Biorąc pod uwagę powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż skoro ustawodawca uwzględnił możliwość wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej, a także uregulował tę kwestię odrębnymi przepisami, to nie jest możliwe wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur VAT w formie elektronicznej w sposób inny niż przewidziany przez ustawodawcę w rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Tut. Organ stwierdza, iż obowiązkiem podatnika jest stosowanie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym przypadku art. 106 ust. 1 ustawy oraz § 19 i § 21 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r., nakazujących wystawienie faktury dla odbiorcy towaru lub usługi na materiałach piśmiennych i w takiej postaci doręczenia jej temuż odbiorcy, a następnie przechowywania jej kopii również w postaci papierowej. Z punktu widzenia gospodarczego, forma powiadomienia kontrahenta o długu jest dowolna i zależy od umowy stron. Natomiast dla celów podatkowych, bez względu na to czy doręczenie faktury pisemnej odpowiada współczesnej technice i elektronice, obowiązujące przepisy ustawy narzuciły określoną formę temu dokumentowi oraz właściwy tryb postępowania. Z całą pewnością więc, o ile podatnik - dostawca towaru lub usługi - pragnie odstąpić od ustawowego wymogu określonego w art. 106 ust. 1 ustawy oraz § 19 i § 21 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. i korzystać przy przekazie faktur z systemów elektronicznych, jest zobligowany uczynić to w trybie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. oraz ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym.

Oczywiście, istnieje możliwość wystawiania i przesyłania faktur w formie opisanej przez Wnioskodawcę (za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF), jednakże na gruncie przepisów prawa podatkowego faktury te nie rodzą żadnych skutków prawnych. W takim przypadku mamy do czynienia wyłącznie z przekazaniem, do wiadomości odbiorcy, treści faktury, a nie wystawieniem i doręczeniem dokumentu, o którym mowa w art. 106 ust. 1 ustawy.

Zatem w analizowanej sprawie, Zainteresowany dokumentując wykonywane czynności za pomocą faktur VAT ma obowiązek wystawić je w wersji papierowej co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzyma klient, a kopię zatrzyma Wnioskodawca - zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż faktury wygenerowane przez Spółkę w systemie informatycznym, zapisane na serwerze, a następnie wysłane za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF, nie spełniają wymogów o których mowa w art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. i nie mogą być uznane za prawidłowo wystawione.

Jednocześnie należy wskazać, iż powołane w treści wniosku orzeczenia Sądów Administracyjnych nie mogą wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tych orzeczeń, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy stwierdzić, iż zdaniem organu podatkowego tezy badanych rozstrzygnięć nie mają zastosowania w przedmiotowym postępowaniu. Przy zaistniałym podobieństwie stanu faktycznego oraz rozważań prawnych organ podatkowy uważa, iż w badanej sprawie należy jednak uznać stanowisko Wnioskodawcy za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Wniosek w zakresie zdarzenia przyszłego dotyczącego prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych pocztą elektroniczną w formacie PDF został rozstrzygnięty pismem z dnia 5 października 2010 r. nr ILPP2/443-1017/10-4/AD.

Natomiast odnośnie uzupełnienia wniosku z dnia 4 sierpnia 2010 r. (data wpływu 9 sierpnia 2010 r.) dotyczącego zagadnienia przechowywania faktur w postaci elektronicznej bez drukowania ich kopii w formie papierowej, tut. Organ informuje, że z uwagi na fakt, że zawiera ono w części nowy opis zdarzenia przyszłego, do którego sformułowano nowe pytanie podatkowe oraz własne stanowisko w sprawie, pismo to potraktowano jako nowy wniosek, a interpretacja w tym zakresie zostanie wydana z zachowaniem ustawowego terminu biorąc pod uwagę datę jego wpływu.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.
Słowa kluczowe: faktura, faktura elektroniczna, faktura VAT, kopia faktury, oryginał faktury, poczta elektroniczna, podatek od towarów i usług, prawo do odliczenia, wystawienie faktury
Data aktualizacji: 14/01/2013 09:00:01

W zakresie uzyskania akceptacji do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Wystawianie faktur dla Lidera konsorcjum dokumentujących czynności wykonywanych przez Part...

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 2 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Korekta faktury za energie elektryczną

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 2 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...

Urząd Skarbowy Jastrzębie Zdrój 44-335 ul. 11 Listopada 13

Zasięg terytorialny miasta miasto na prawach powiatu Jastrzębie-Zdrój gminy powiaty województwo śląskie Konta bankowe CIT 02101012123068832221000000 VAT 49101012123068832222000000 PIT 96101012123068832223000000 budżetowe pozostałe...

Usługa cash pooling

Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji...
Polecamy ciekawe artykuły do przeczytania
Urząd Skarbowy Zgorzelec 59-900 ul. Bohaterów II Armii Wojska Polskiego 8BDotyczywystawiania rachunków, bądź faktur za sprzedane produkty pochodzące z gospodarstwa rolnegoKiedy powstaje prawo do odliczenie podatku z faktur dokumentujących usługi budowlano-montażowe?Sposób udokumentowania premii pieniężnej poprzez wystawienie faktury VATCzy w przypadku, gdy Spółka ma obowiązek wystawienia faktury, podatek należny wykazany w tej fakturze stanowi koszty uzyskania działalności Spółki?
 Zamknij Ta strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z polityką cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce, kliknij tutaj aby dowiedzieć się więcej.